Con el fin de llevar a cabo una correcta gestión de los expedientes y documentos electrónicos en todo su ciclo de vida, garantizando así el cumplimiento legal y normativo tanto en su fase de producción como en la conservación de estos a largo plazo, el Departamento de Cultura y Deporte del Gobierno de Navarra ha aprobado la Orde Foral 18/2021
para que las entidades locales de Navarra dispongan de normas de actuación y se doten de herramientas tecnológicas adecuadas y se garantice así una correcta implantación de archivo digital seguro.
L'Orde Foral especifica les metodologies, instruments i procediments que les entitats locals han d'implantar per a garantir una correcta gestió documental en el context de la tramitació administrativa electrònica. Així mateix, s'establixen els requisits funcionals, tecnològics i metodològics que ha de complir la ferramenta tecnològica d'arxiu digital segur que seleccione cada entitat local. L'Annex 1 de l'Orde inclou els 76 requisits, organitzats per diferents categories, uns de compliment obligatori i altres recomanat, en funció de l'estimació del seu grau de criticidad per al manteniment a llarg termini del caràcter autèntic, fiable, íntegre i disponible dels expedients i documents electrònics.
Amb l'objecte d'oferir a les entitats locals les ferramentes tecnològiques necessàries per a poder donar compliment a totes les obligacions en matèria de gestió documental i arxiu, i amb la finalitat de facilitar la integració dels seus sistemes de tramitació amb les plataformes d'arxiu digital segur, preveient l'eventual portabilitat de dades, documents i expedients electrònics a altres plataformes (especialment a la qual en un futur desplegament per a arxiu digital el Govern de Navarra), el Departament de Cultura i Esport ha definit i posa a la disposició de totes les entitats locals de la Comunitat Foral un programa d'acompanyament en la generació i gestió d'expedients en els sistemes de tramitació electrònica i la seua conservació a llarg termini en les plataformes d'arxiu digital segur que dispose cada entitat local.
L'Orde definix, així mateix, un model d'auditoria per a mesurar l'impacte de la seua aplicació. El Departament de Cultura i Esport, en col·laboració amb la Federació Navarresa de Municipis i Concejos seleccionarà, periòdicament, una mostra d'entitats locals i designarà un auditor extern amb l'objecte d'avaluar el compliment dels requisits establits en l'Orde.
