El Ministeri d'Assumptes estrangers, Unió Europea i Cooperació, a través de la Direcció general del Servici Exterior, ha posat en marxa la transformació digital de tot el servici consular que, emmarcada dins del Pla de Recuperació, Transformació i Resiliència del Govern d'Espanya, té com un primer objectiu facilitar i potenciar l'accés electrònic als servicis del Ministeri per part dels espanyols residents i no residents en l'exterior. Per a açò, es desplegarà una nova seu electrònica que permetrà la tramitació electrònica d'alguns dels tràmits consulars més habituals, com els relacionats amb el Registre de Matrícula Consular. Fomentar la relació electrònica amb la ciutadania permetrà als espanyols en l'exterior i ciutadans estrangers que hagen de relacionar-se amb l'administració espanyola estalviar temps i evitar desplaçaments a les oficines consulars, sovint situades a gran distància de la seua residència habitual.
Se ha constatado que un alto porcentaje de españoles residentes en el exterior no disponen de DNI en vigor, lo cual dificulta la realización de gestiones, incluida la obtención del certificado electrónico para realizar trámites con la Administración Pública Española. Por ello, el Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación está trabajando en un sistema de identidad digital que permita resolver esta situación.
Dins d'este ambiciós pla, que es va iniciar en 2021 i es desenvoluparà fins a 2025, cal destacar, per la rellevància que té per al ciutadà, la nova plataforma de gestió consular, que acollirà la creació tant d'una nova Seu Electrònica com la Carpeta Consular, que el seu objectiu és agilitzar els temps de resolució de tràmits.
- Nova Seu Electrònica: La Seu Electrònica del Ministeri oferirà un catàleg tràmits que es posaran a la disposició de la ciutadania a través de diferents sol·licituds i pre-sol·licituds. Mitjançant esta nova Seu Electrònica els ciutadans podran sol·licitar cita prèvia, accedir a les gestions relatives al Registre de Matrícula Consular (RMC), obtindre alguns certificats en l'àmbit del registre Civil, dur a terme legalitzacions o sol·licitar assistència. A més, la Seu Electrònica comptarà amb un Asistente Virtual desenvolupat amb ferramentes d'intel·ligència artificial que brindarà assistència guiada als ciutadans en la realització de les seues gestions.
- Carpeta Consular: A través de la Carpeta Consular el ciutadà podrà comprovar l'estat dels tràmits consulars que ha iniciat, així com les diferents cites, documents i certificats associats a les seues gestions, facilitant així a la ciutadania l'accés a la informació que, a dia d'hui, solament obté de manera telefònica o presencial.
Esta inversió involucra a 183 consolats espanyols a tot el món i pretén incorporar ferramentes integrades que faciliten tota la gestió, proporcionant una visió única de l'expedient consular del ciutadà (visió 360º) on resulte fàcil realitzar qualsevol operació i intercomunicació amb altres sistemes externs. D'esta forma, també s'aconseguix facilitar el treball diari dels gestors públics. cal destacar per la seua rellevància el nou Escritorio Unificado i el sistema de crisi i emergències:
- Escriptori Unificat de Tramitació i Gestión: El Escritorio Unificado és una ferramenta clau per a la digitalització dels tràmits consulars, que permetrà agilitzar els temps de resolució dels mateix. A més, permetrà integrar diverses fonts de dades i aplicacions de tràmits per a gestionar-los de manera unificada. La digitalització integrada d'estes gestions, que hui són eminentment manuals, potenciarà l'ús del canal telemàtic, acurtarà els temps de tramitació i facilitarà l'accés als servicis consulars.
- Sistema centralitzat de gestió de crisi i emergències: Este sistema permetrà la coordinació de les actuacions a realitzar en cas d'emergències internacionals de tot tipus (catàstrofes naturals, conflictes bèl·lics, situacions d'inseguretat, epidèmies…). Este sistema actuarà com a eix central d'informació i gestió sobre crisi i emergències per a totes les aplicacions existents en el Ministeri facilitant, d'esta forma, la seua coordinació i gestió. El sistema inclou tant una aplicació web com a mòbil per a la comunicació amb operadors locals i la ciutadania, a més d'una nova aplicació d'ús intern, que permetrà al personal autoritzat del MAUC la declaració d'una crisi i l'assignació de recursos i tasques per a la prestació d'assistència als ciutadans espanyols que puguen veure's afectats per la situació de crisi o emergència.
Asimismo, será necesario implementar en el ámbito de esta transformación digital otros sistemas de soporte para garantizar los objetivos completos del plan: un sistema para la gestión del conocimiento basado en inteligencia artificial y una plataforma de formación, que llevará a cabo todos los procesos de capacitación que permitan la adopción y uso por el personal de las nuevas plataformas que se van a desarrollar. Será necesario acompañar el proceso de transformación digital, no solo con tecnología, sino también con un cambio cultural y organizativo que cree un entorno de trabajo idóneo y desarrolle las habilidades y competencias necesarias para afrontar esta disrupción digital.
