El Ministeri d'Afers exteriors, Unió Europea i Cooperació, a través de la Direcció general del Servei Exterior, ha engegat la transformació digital de tot el servei consular que, emmarcada dins del Pla de Recuperació, Transformació i Resiliència del Govern d'Espanya, té com un primer objectiu facilitar i potenciar l'accés electrònic als serveis del Ministeri per part dels espanyols residents i no residents en l'exterior. Per a això, es desplegarà una nova seu electrònica que permetrà la tramitació electrònica d'alguns dels tràmits consulars més habituals, com els relacionats amb el Registre de Matrícula Consular. Fomentar la relació electrònica amb la ciutadania permetrà als espanyols en l'exterior i ciutadans estrangers que hagin de relacionar-se amb l'administració espanyola estalviar temps i evitar desplaçaments a les oficines consulars, sovint situades a gran distància de la seva residència habitual.
S'ha constatat que un alt percentatge d'espanyols residents en l'exterior no disposen de DNI en vigor, la qual cosa dificulta la realització de gestions, inclosa l'obtenció del certificat electrònic per realitzar tràmits amb l'Administració Pública Espanyola. Per això, el Ministeri d'Afers exteriors, Unió Europea i Cooperació està treballant en un sistema d'identitat digital que permeti resoldre aquesta situació.
Dins d'aquest ambiciós pla, que es va iniciar en 2021 i es desenvoluparà fins a 2025, cal destacar, per la rellevància que té per al ciutadà, la nova plataforma de gestió consular, que acollirà la creació tant d'una nova Seu Electrònica com la Carpeta Consular, que el seu objectiu és agilitar els temps de resolució de tràmits.
- Nova Seu Electrònica: La Seu Electrònica del Ministeri oferirà un catàleg tràmits que es posaran a la disposició de la ciutadania a través de diferents sol·licituds i pre-sol·licituds. Mitjançant aquesta nova Seu Electrònica els ciutadans podran sol·licitar cita prèvia, accedir a les gestions relatives al Registre de Matrícula Consular (RMC), obtenir alguns certificats en l'àmbit del registre Civil, dur a terme legalitzacions o sol·licitar assistència. A més, la Seu Electrònica comptarà amb un Assistent Virtual desenvolupat amb eines d'intel·ligència artificial que brindarà assistència guiada als ciutadans en la realització de les seves gestions.
- Carpeta Consular: A través de la Carpeta Consular el ciutadà podrà comprovar l'estat dels tràmits consulars que ha iniciat, així com les diferents cites, documents i certificats associats a les seves gestions, facilitant així a la ciutadania l'accés a la informació que, a dia d'avui, solament obté de manera telefònica o presencial.
Aquesta inversió involucra a 183 consolats espanyols a tot el món i pretén incorporar eines integrades que facilitin tota la gestió, proporcionant una visió única de l'expedient consular del ciutadà (visió 360º) on resulti fàcil realitzar qualsevol operació i intercomunicació amb altres sistemes externs. D'aquesta forma, també s'aconsegueix facilitar el treball diari dels gestors públics. cal destacar per la seva rellevància el nou Escriptori Unificat i el sistema de crisi i emergències:
- Escriptori Unificat de Tramitació i Gestió: L'Escriptori Unificat és una eina clau per a la digitalització dels tràmits consulars, que permetrà agilitar els temps de resolució dels mateix. A més, permetrà integrar diverses fonts de dades i aplicacions de tràmits per gestionar-los de manera unificada. La digitalització integrada d'aquestes gestions, que avui són eminentment manuals, potenciarà l'ús del canal telemàtic, escurçarà els temps de tramitació i facilitarà l'accés als serveis consulars.
- Sistema centralitzat de gestió de crisi i emergències: Aquest sistema permetrà la coordinació de les actuacions a realitzar en cas d'emergències internacionals de tot tipus (catàstrofes naturals, conflictes bèl·lics, situacions d'inseguretat, epidèmies…). Aquest sistema actuarà com a eix central d'informació i gestió sobre crisi i emergències per a totes les aplicacions existents en el Ministeri facilitant, d'aquesta forma, la seva coordinació i gestió. El sistema inclou tant una aplicació web com a mòbil per a la comunicació amb operadors locals i la ciutadania, a més d'una nova aplicació d'ús intern, que permetrà al personal autoritzat del MAUC la declaració d'una crisi i l'assignació de recursos i tasques per a la prestació d'assistència als ciutadans espanyols que puguin veure's afectats per la situació de crisi o emergència.
Així mateix, serà necessari implementar en l'àmbit d'aquesta transformació digital altres sistemes de suport per garantir els objectius complets del pla: un sistema per a la gestió del coneixement basat en intel·ligència artificial i una plataforma de formació, que durà a terme tots els processos de capacitació que permetin l'adopció i ús pel personal de les noves plataformes que es van a desenvolupar. Serà necessari acompanyar el procés de transformació digital, no solament amb tecnologia, sinó també amb un canvi cultural i organitzatiu que creu un entorn de treball idoni i desenvolupi les habilitats/habilitats i competències necessàries per afrontar aquesta disrupció digital.
