O Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea e Cooperación, a través da Dirección Xeral do Servizo Exterior, puxo en marcha a transformación dixital de todo o servizo consular que, enmarcada dentro do Plan de Recuperación, Transformación e Resiliencia do Goberno de España, ten como un primeiro obxectivo facilitar e potenciar o acceso electrónico aos servizos do Ministerio por parte dos españois residentes e non residentes no exterior. Para iso, despregarase unha nova sede electrónica que permitirá a tramitación electrónica dalgúns dos trámites consulares máis habituais, como os relacionados co Rexistro de Matrícula Consular. Fomentar a relación electrónica coa cidadanía permitirá aos españois no exterior e cidadáns estranxeiros que teñan que relacionarse coa administración española aforrar tempos e evitar desprazamentos ás oficinas consulares, a miúdo situadas a gran distancia da súa residencia habitual.
Constatouse que unha alta porcentaxe de españois residentes no exterior non dispoñen de DNI en vigor, o cal dificulta a realización de xestións, incluída a obtención do certificado electrónico para realizar trámites coa Administración Pública Española. Por iso, o Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea e Cooperación está a traballar nun sistema de identidade dixital que permita resolver esta situación.
Dentro de este ambicioso plan, que se inició en 2021 y se desarrollará hasta 2025, cabe destacar, por la relevancia que tiene para el ciudadano, la nueva plataforma de gestión consular, que acogerá la creación tanto de una nueva Sede Electrónica como la Carpeta Consular, cuyo objetivo es agilizar los tiempos de resolución de trámites.
- Nova Sede Electrónica: La Sede Electrónica del Ministerio ofrecerá un catálogo trámites que se pondrán a disposición de la ciudadanía a través de distintas solicitudes y pre-solicitudes. Mediante esta nueva Sede Electrónica los ciudadanos podrán solicitar cita previa, acceder a las gestiones relativas al Registro de Matrícula Consular (RMC), obtener algunos certificados en el ámbito del registro Civil, llevar a cabo legalizaciones o solicitar asistencia. Además, la Sede Electrónica contará con un Asistente Virtual desarrollado con herramientas de inteligencia artificial que brindará asistencia guiada a los ciudadanos en la realización de sus gestiones.
- Cartafol Consular: A través da Carpeta Consular o cidadán poderá comprobar o estado dos trámites consulares que iniciou, así como as diferentes citas, documentos e certificados asociados ás súas xestións, facilitando así á cidadanía o acceso á información que, a día de hoxe, só obtén de maneira telefónica ou presencial.
Este investimento involucra a 183 consulados españois en todo o mundo e pretende incorporar ferramentas integradas que faciliten toda a xestión, proporcionando unha visión única do expediente consular do cidadán (visión 360º) onde resulte fácil realizar calquera operación e intercomunicación con outros sistemas externos. Desta forma, tamén se consegue facilitar o traballo diario dos xestores públicos. Cabe destacar pola súa relevancia o novo Escritorio Unificado e o sistema de crise e emerxencias:
- Escritorio Unificado de Tramitación e Gestión: El Escritorio Unificado é unha ferramenta crave para a dixitalización dos trámites consulares, que permitirá axilizar os tempos de resolución dos mesmo. Ademais, permitirá integrar diversas fontes de datos e aplicacións de trámites para xestionalos de maneira unificada. A dixitalización integrada destas xestións, que hoxe son eminentemente manuais, potenciará o uso da canle telemática, acurtará os tempos de tramitación e facilitará o acceso aos servizos consulares.
- Sistema centralizado de xestión de crise e emerxencias: Este sistema permitirá a coordinación das actuacións a realizar en caso de emerxencias internacionais de todo tipo (catástrofes naturais, conflitos bélicos, situacións de inseguridade, epidemias…). Este sistema actuará como eixo central de información e xestión sobre crise e emerxencias para todas as aplicacións existentes no Ministerio facilitando, desta forma, a súa coordinación e xestión. O sistema inclúe tanto unha aplicación web como móbil para a comunicación con operadores locais e a cidadanía, ademais dunha nova aplicación de uso interno, que permitirá ao persoal autorizado do MAUC a declaración dunha crise e a asignación de recursos e tarefas para a prestación de asistencia aos cidadáns españois que poidan verse afectados pola situación de crise ou emerxencia.
Así mesmo, será necesario implementar no ámbito desta transformación dixital outros sistemas de soporte para garantir os obxectivos completos do plan: un sistema para a xestión do coñecemento baseado en intelixencia artificial e unha plataforma de formación, que levará a cabo todos os procesos de capacitación que permitan a adopción e uso polo persoal das novas plataformas que se van a desenvolver. Será necesario acompañar o proceso de transformación dixital, non só con tecnoloxía, senón tamén cun cambio cultural e organizativo que cre unha contorna de traballo idóneo e desenvolva as habilidades e competencias necesarias para afrontar esta disrupción dixital.
