Les noves regles, que vincularan a tots els països, eliminaran l'actual requeriment d'afegir un segell d'autenticitat (conegut com a postil·la) sobre documents públics (com els certificats de naixement o matrimoni) emesos en un país de la UE i que vagen a ser presentats a una autoritat pública d'un altre país de la UE.
El reglament també simplifica les formalitats relatives a les còpies certificades i introduïx formularis estàndard multillenguatge, amb totes les llengües de la UE, els quals s'afegiran a documents públics per a evitar els requisits de traducció. Les àrees afectades per estes noves regles són el matrimoni, parelles registrades, divorci, naixement, defunció, paternitat, adopció, domicilie/residència, nacionalitat, absència d'antecedents penals i el dret a votar en eleccions municipals i Parlament Europeu.
Si l'autoritat receptora té seriosos dubtes sobre l'autenticitat d'un document públic presentat per un ciutadà, podrà consultar a l'autoritat emissora a través del Sistema d'Informació de Mercat Intern ( International Market Information system - IMI ), que permetrà la verificació entre autoritats. IMI, solució desenvolupada baix el programa ISA de la UE , és una xarxa transfronterera d'informació que connecta a les autoritats nacionals, regionals i locals. Els permetrà comunicar-se fàcil i ràpidament amb els seus homòlegs. Gràcies a l'ús d'IMI, les autoritats públiques podran verificar l'autenticitat dels documents directament amb els països emissors a través de l'ús d'un conjunt de preguntes prèviament traduïdes.
