As novas regras, que vincularán a todos os países, eliminarán o actual requirimento de engadir un selo de autenticidade (coñecido como apostila) sobre documentos públicos (como os certificados de nacemento ou matrimonio) emitidos nun país da UE e que vaian ser presentados a unha autoridade pública doutro país da UE.
El reglamento también simplifica las formalidades relativas a las copias certificadas e introduce formularios estándar multilenguaje, con todas las lenguas de la UE, los cuales se añadirán a documentos públicos para evitar los requisitos de traducción. Las áreas afectadas por estas nuevas reglas son el matrimonio, parejas registradas, divorcio, nacimiento, fallecimiento, paternidad, adopción, domicilio/residencia, nacionalidad, ausencia de antecedentes penales y el derecho a votar en elecciones municipales y Parlamento Europeo.
Se a autoridade receptora ten serias dúbidas sobre a autenticidade dun documento público presentado por un cidadán, poderá consultar á autoridade emisora a través do Sistema de Información de Mercado Interno ( International Market Information system - IMI ), que permitirá a verificación entre autoridades. IMI, solución desenvolvida baixo o programa ISA da UE , é unha rede transfronteiriza de información que conecta ás autoridades nacionais, rexionais e locais. Permitiralles comunicarse fácil e rapidamente cos seus homólogos. Grazas ao uso de IMI, as autoridades públicas poderán verificar a autenticidade dos documentos directamente cos países emisores a través do uso dun conxunto de preguntas previamente traducidas.
