Les noves regles, que vincularan a tots els països, eliminaran l'actual requeriment d'afegir un segell d'autenticitat (conegut com a postil·la) sobre documents públics (com els certificats de naixement o matrimoni) emesos en un país de la UE i que vagen a ser presentats a una autoritat pública d'un altre país de la UE.
El reglament també simplifica les formalitats relatives a les còpies certificades i introduïx formularis estàndard multillenguatge, amb totes les llengües de la UE, els quals s'afegiran a documents públics per a evitar els requisits de traducció. Les àrees afectades per estes noves regles són el matrimoni, parelles registrades, divorci, naixement, defunció, paternitat, adopció, domicilie/residència, nacionalitat, absència d'antecedents penals i el dret a votar en eleccions municipals i Parlament Europeu.
Si la autoridad receptora tiene serias dudas sobre la autenticidad de un documento público presentado por un ciudadano, podrá consultar a la autoridad emisora a través del Sistema de Información de Mercado Interno ( International Market Information system - IMI ), que permetrà la verificació entre autoritats. IMI, solució desenvolupada baix el programa ISA de la UE , es una red transfronteriza de información que conecta a las autoridades nacionales, regionales y locales. Les permitirá comunicarse fácil y rápidamente con sus homólogos. Gracias al uso de IMI, las autoridades públicas podrán verificar la autenticidad de los documentos directamente con los países emisores a través del uso de un conjunto de preguntas previamente traducidas.
