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Policy of electronic document management

Una Política de gestión de documentos electrónicos contiene orientaciones o directrices que define una organización para la creación y gestión de documentos auténticos, fiables y disponibles a lo largo del tiempo, de acuerdo con las funciones y actividades que le son propias. La política se aprueba al más alto nivel dentro de la organización, y asigna responsabilidades en cuanto a la coordinación, aplicación, supervisión y gestión del programa de tratamiento de los documentos a través de su ciclo de vida.

The Norma Técnica de Interoperabilidad de Política de gestión de documentos electrónicos (Opens in new window) aims to develop guidelines for the definition of electronic records.

The Guía de aplicación de la Norma Técnica de Interoperabilidad de Política de gestión de documentos electrónicos (Opens in new window) serves as a tool of support for the application and implementation of the provisions of the NTI; its content includes explicit quotes the text of the NTI as explanations and complementary content with them.

Policy models of electronic document management

  • The Policy model electronic document management (Opens in new window)  tiene como objetivo servir como referencia genérica para la elaboración de una Política de Gestión de documentos electrónicos conforme al Esquema Nacional de Interoperabilidad, siguiendo lo dispuesto en la Norma Técnica de Interoperabilidad y en su correspondiente Guía de Aplicación.
  • The Modelo A de política de gestión de documentos electrónicos para entidades locales (Opens in new window) (PGD-eL) es el resultado del trabajo desarrollado por las organizaciones valencianas del Colegio de Secretarios, Interventores y Tesoreros de la Administración Local (COSITAL), Asociación de técnicos de Informática de la Administración Local (ATIAL) y grupo de archiveros y técnicos especializados en gestión documental.
  • The Modelo B de política de gestión de documentos electrónicos para entidades locales (Opens in new window) (PGD-eL) prepared by the sub-working group of policy for the management of Electronic Documents for Local Authorities, established the working group of the document, Record and Electronic Archiving of the sectoral Commission E-government.

Both models A and B contain political orientation of models of local management, functional classification and documentary series that will enable the management of electronic documents of the municipalities, in the framework of the National Scheme of Interoperability, (ENI). In the interests of local entities, especially those smaller and more difficult to develop a policy for the management of electronic documents.

A continuación se recogen algunos ejemplos de políticas de gestión de documentos electrónicos que se han elaborado y publicado desde diferentes ámbitos de las Administraciones Públicas.

    General state administration

    Ministry of finance (2020)

    Política de Gestión de Documentos Electrónicos (PGD-e) del Ministerio de Hacienda. De aplicación en el Ministerio de Hacienda y en sus entidades públicas que así lo decidan. Su aplicación en el Ministerio de Política Territorial y Función Pública y en el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital, que han participado en los trabajos de elaboración, deberá ser aprobada por dichos departamentos. Dado su carácter global, también puede ser válida y de aplicación en las entidades y organismos del sector público que así lo consideren.

    Autonomous Communities

    Community of navarre

    Agreement of the government of navarre, 16 december 2020, which approves the management policy of electronic documents of the administration of the community of navarre and the public Sector Institutional Foral.

    Valencia

    Order 1/2018, of 27 december, joint the Conselleria de finance and economic model and of the Conselleria de education, research, culture and sport, which approves the management policy of electronic documents de la Generalitat.

    NOTE: With this matter also relates the Decree no. 50/2018, of 27 april (Opens in new window) , del Consell, por el que se regula la gestión documental, la organización y el funcionamiento de los archivos de la Generalitat.

    Castilla-La Stain

    Decree 89/2017, of 12 december, which approves the management policy of documents of the constituent entities of the public sector in the administration of the board of communities of Castilla-La Stain.

    Andalusia

    Acuerdo de 1 de agosto de 2017, del Consejo de Gobierno, por el que se aprueba la política de gestión de documentos electrónicos de la Junta de Andalucía.

    Region of Murcia

    Order of 12 july 2017 of the finance and public administration and tourism, culture and environment, which approves the management policy and archiving of documents of the public service of the autonomous community of the region of Murcia.

    Cantabria

    Decree no. 43/2017 of 22 june, which approves the management policy, administrative documents and electronic files of the administration of the autonomous region of Cantabria and the public Sector.

    Illes Balears

    THE AGREEMENT of the governing council of 9 december 2016 which approves the management Policy of the government of the balearic islands

    The Basque Country

    Order of 27 september 2016, the public administration and Justice and minister for Finance and finance, which approves the management policy of electronic documents of the public sector in the basque autonomy.

    Aragon

    Decree-law no. 38/2016, of 5 april, the government of aragón, which approves the management policy and archiving of documents of the administration of the autonomous community of aragon and its Agencies.

    The principality of Asturias

    Resolution of 22 march 2016, authorised by the presidency and Citizen Participation, which approves the management Policy Documents of the principality of Asturias. (BOPA 31 march 2016)
     

    Local entities

    Barcelona provincial council

    ANUNCI d'aprovació de la Política de Gestió Documental de la Diputació de Barcelona

    Universities

    University of Valladolid

    Policy for the management of electronic documents of the university of Valladolid. Document adopted at The governing council of 14 december 2016.

    Universidad de Murcia

    Política de Gestión de Documentos Electrónicos de la Universidad de Murcia. Documento aprobado en Consejo de Gobierno de 13 de febrero de 2014.

    Other institutions

    General Meeting of the principality of Asturias

    Standards of policy for the management of electronic documents of the General meeting of the principality of Asturias

    Senate of spain

    Document management policy of the senate, adopted by the bureau of the senate in its meeting on april 28 2020.

    Examples of classification tables Local Entities

    Model de quadre de classificació d'ajuntaments i consells comarcals. Generalitat de Catalunya

    Table of various types of funds of Municipal Files. The group of the Madrid Municipal Archives

    Propuesta de Cuadro de Clasificación de Fondos de Ayuntamientos. Mesa de Trabajo sobre Organización de Archivos Municipales