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Metadata

The metadata of document management serve to identify, authenticate and contextualizing documents. While a metadata schema defined the incorporation and metadata management of electronic documents throughout their life cycle. This section provides resources related to the metadata Schema for the management of Electronic document.

Metadata document management

La definición genérica de ‘metadato’, según figura en el Esquema Nacional de Interoperabilidad, es “dato que define y describe otros datos". Existen diferentes tipos de metadatos según su aplicación.

The article 42 of the royal decree 1671 / 2009 (Opens in new window) , de 6 de noviembre, al desarrollar las disposiciones comunes sobre los documentos electrónicos, define ‘metadato’ como “cualquier tipo de información en forma electrónica asociada a los documentos electrónicos, de carácter instrumental e independiente de su contenido, destinada al conocimiento inmediato y automatizable de alguna de sus características, con la finalidad de garantizar la disponibilidad, el acceso, la conservación y la interoperabilidad del propio documento”.

El Real Decreto 4/2010 define también ‘metadato de gestión de documentos’ como “información estructurada o semiestructurada que hace posible la creación, gestión y uso de documentos a lo largo del tiempo en el contexto de su creación. Los metadatos de gestión de documentos sirven para identificar, autenticar y contextualizar documentos, y del mismo modo a las personas, los procesos y los sistemas que los crean, gestionan, mantienen y utilizan”.

Likewise, defines ‘ metadata schema ’ as “ instrument which defines the incorporation and metadata management of content, context and structure of electronic documents throughout their life cycle. ”

The document and electronic file minimum metadata are mandatory and can incorporate complementary metadata. Norma Técnica de Interoperabilidad de Política de gestión de documentos electrónicos trafficking in his VII allocation of metadata.

The Metadata schema for the management of Electronic Document (e-EMGDE) (Opens in new window) mentioned by the technical standard of interoperability of policy of electronic document management (VII.4, may be used as a reference and support tool for the adequacy of each organization to the requirements of interoperability in management of documents.

The schema e-EMGDE states:

  • The conceptual model which supports the model of metadata, its properties and its rationale.
  • The description of each of the elements and metadata sub-elementos, through the description of each of its features: definition, purpose, compulsion, etc.
  • Values schemes required to complete the values of the elements of metadata relevant.
  • Las referencias a las normas utilizadas como base, así como a otras normas de posible utilidad.

The Example of application of metadata Schema for the management of Electronic Document (e-EMGDE) (Opens in new window) shows an example of how to apply the outline of metadata for the management of Electronic Document for an electronic document that will be exchanged and, therefore, must contain the minimum mandatory metadata from a functional perspective.

 

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