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Policy of electronic document management

A policy of electronic document management contains guidance or guidelines that defines an organization for the creation and management of genuine documents, reliable and available over time, according to the functions and activities specific to it. The policy was adopted at the highest level within the organization, and assigns responsibilities concerning coordination, implementation, monitoring and management of treatment program of documents through its life cycle.

The Norma Técnica de Interoperabilidad de Política de gestión de documentos electrónicos (Opens in new window) , tiene por objeto establecer las directrices para la definición de políticas de gestión de documentos electrónicos.

The Guía de aplicación de la Norma Técnica de Interoperabilidad de Política de gestión de documentos electrónicos (Opens in new window)  sirve como herramienta de apoyo para la aplicación e implementación de lo dispuesto en la NTI; su contenido incluye tanto citas explícitas al texto de la NTI como explicaciones y contenidos complementarios a aquélla.

The Political model electronic document management (Opens in new window)  tiene como objetivo servir como referencia genérica para la elaboración de una Política de Gestión de documentos electrónicos conforme al Esquema Nacional de Interoperabilidad, siguiendo lo dispuesto en la Norma Técnica de Interoperabilidad y en su correspondiente Guía de Aplicación.

The A model of management policy of electronic documents for local entities (Opens in new window) (PGD-eL) es el resultado del trabajo desarrollado por las organizaciones valencianas del Colegio de Secretarios, Interventores y Tesoreros de la Administración Local (COSITAL), Asociación de técnicos de Informática de la Administración Local (ATIAL) y grupo de archiveros y técnicos especializados en gestión documental.

The B model of management policy of electronic documents for local entities (Opens in new window) (PGD-eL) elaborado por el Subgrupo de trabajo de Política de Gestión de Documentos Electrónicos Tipo para Entidades Locales, creado en el Grupo de trabajo de Documento, Expediente y Archivo Electrónico, de la Comisión Sectorial de Administración Electrónica.

Both models contain orientation of documentary management policy local, A and B, table of functional classification and Contents of documentary series that will allow the management of electronic documents of municipalities, under the national Schema interoperability, (ENI). Interest to local entities, especially those smaller and more difficult to develop a policy of electronic document management.

A continuación se recogen algunos ejemplos de políticas de gestión de documentos electrónicos que se han elaborado y publicado desde diferentes ámbitos de las Administraciones Públicas.

    General Administration of the state

    Ministry of education, culture and sport

    Política de Gestión de Documentos Electrónicos del Ministerio de Educación, Cultura y Deporte.

    Finance ministry and public administrations

    Policy of electronic document management from the finance ministry and public administrations

    Finance ministry and public administrations

    Policy of electronic document management from the finance ministry and public administrations - Presentations complementary to the document

    Autonomous Communities

    Valencian community

    COMMAND 1 / 2018, 27 December, together, the Conselleria of finance and Economic Model and Conselleria of education, research, culture and sport, approving the policy of electronic document management of the Generalitat.

    NOTE: With this issue also relates the DECREE 50 / 2018 of 27 April (Opens in new window) from Consell, which regulates the documentary management, organization and operation of the files of the Generalitat.

    The Stain Catillano

    Decree 89 / 2017, 12 December, which approves the policy document management of entities that make up the public sector of the administration of the board of communities of Castilla-La Stain.

    Andalucian marvel

    Agreement of 1 August 2017, the board of government, which approves the policy of electronic document management of the board of Andalucian marvel.

    Murcia region

    Orden de 12 de julio de 2017 de las Consejerías de Hacienda y Administraciones Públicas y de Turismo, Cultura y Medio Ambiente, por la que se aprueba la política de gestión y archivo de documentos electrónicos de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de la Región de Murcia.

    Balearic Islands

    The AGREEMENT governing council of day 9 December 2016 approving the Documentary management policy government Balears Illes

    Basque Country

    Order of 27 September 2016, the Counselor of Public Administration and justice and the Counselor of finance and finance, approving the policy of electronic document management of the public sector of the autonomous community of Mountain Bike.

    March

    DECREE 38 / 2016, 5 April, government, march which approves policy file management and electronic documents of the administration of the autonomous community march and their Public agencies.

    Principality of Asturias

    Resolution of 22 March 2016, the Presidency counseling and citizen participation, which approves the management policy of documents of the principality of Asturias. (BOPA 31 March 2016)
     

    Canarian

    Order of 23 February 2015, approving the policy of electronic document management and electronic file of public administration of the Autonomous Community Canarian (BOC 27 February 2015)

    Catalonia

    COMMAND CLT / 172 / 2014, 14 May, which approves the protocol of electronic document management and archiving the generality of Catalonia

    Local Entities

    Development of Barcelona

    ANUNCI d'aprovació de la Política de Gestió Documental de la Diputació de Barcelona

    Development of Valladolid

    Resolución de la Presidencia 3994/2015, por la que se aprueba la Política de gestión de documentos de la Diputación Provincial de Valladolid

    Universities

    CRM

    Política de Gestión de Documentos Electrónicos de la Universidad de Murcia

    Other institutions

    General Meeting of the principality of Asturias

    Normas de política de gestión de documentos electrónicos de la Junta General del Principado de Asturias 

    Examples of tables of classification of Local Entities

    Model de quadre de classificació d'ajuntaments i consells comarcals. Generalitat de Catalunya

    Table of classification of funds from Municipal archives. Group of Archivists Municipal Madrid

    Propuesta de Cuadro de Clasificación de Fondos de Ayuntamientos. Mesa de Trabajo sobre Organización de Archivos Municipales

    General access point
    General access point