Trama dispón de dúas funcionalidades principais: o control de presenza e a tramitación electrónica de permisos e incidencias.
É posible facer uso de ambas as funcionalidades ou usar Trama unicamente para a solicitude e tramitación de permisos e incidencias.
O control de presenza que ofrece TRAMA é por computador, en liña, e pode realizarse mediante certificado electrónico e/ou usuario e contrasinal. Existe a posibilidade adicional de adaptar dispositivos físicos para a fichaxe, como reloxos ou tornos, mediante servizos web que ofrecemos para tal fin. Poden convivir ambas as opcións de fichaxe para cada empregado, ou utilizar unicamente a fichaxe en liña.
As principais funcionalidades do control de presenza son:
Definición do persoal: definición dos datos do persoal a dar servizo, incluíndo localización física e administrativa. Ademais doutros datos relativos ao control horario como a quenda, a flexibilidade horaria, etc.
Control sobre os tipos de quendas: pódense definir quendas horarias por franxas horarias (flexibe, obrigatorio, sen efecto), cambiando o tratamento destas. Pódense crear tantas quendas diferentes, como tipos de xornada realízanse no organismo.
Comida e almorzo: o sistema permite o control das pausas de almorzo e comida e os seus cálculos correspondentes para efectos de saldo horario.
Asignación de calendarios con persoais: realización de calendarios laborais (integrados por quendas diarias) por medio de persoais reutilizables e asignación masiva para unha actualización rápida de todo o persoal.
Fichaxes con certificado ou con usuario e contrasinal: fácil e rápido, desde o PC do usuario e con consultas semanais e mensuais.
Control manual: por parte de control de efectivos, para poder corrixir calquera anomalía ou excepción de forma directa.
Informes: de horas calculando o saldo horario, de absentismo, de inclumplimiento horario, de vacacións e asuntos particulares gozadas, por permiso ou incidencia ... Pódense filtrar por departamentos, por edificio ou para un ou uns poucos empregados...
As principais funcionalidades da tramitación de permisos e incidencias son:
Solicitude de permisos e incidencias: os empregados públicos realizan as solicitudes mediante un formulario electrónico onde introducir os datos necesarios (datas, observacións, documentación adxunta…). Opcionalmente pódense asinar.
Tramitación de permisos e incidencias: a validación realízase en ningún, nun ou en dous niveis (responsable do equipo de traballo, responsable do departamento) antes da súa aprobación por parte do departamento de persoal.
Consulta de trámites: a tramitación realízase mediante un fluxo que almacena o estado de cada solicitude, o que permite a procura e consulta dos estados dos trámites solicitados ou a validar polos responsables.
Calendario: os empregados poden consultar as súas fichaxes e permisos e incidencias nun calendario, podendo realizar consultas para calquera período de tempo, e a posibilidade de exportar os resultados a unha folla Excel.
Área de persoal: pódense configurar os superiores de cada empregado no caso de contar con percorrido de validación para aprobar os seus trámites, e para construír a árbore xerárquica. Tamén poden definirse suplencias para a aprobación de permisos e incidencias.
Consulta da árbore de empregados: os xestores cun equipo a cargo poden consultar o calendario para calquera dos seus empregados.
Consulta do cuadrante de vacacións: os xestores cun equipo a cargo poden consultar o cuadrante de vacacións dos seus empregados nun oeríodo determinado.
Administración de festivos: os xestores da ferramenta poden administrar os festivos a ter en conta para as solicitudes de permisos. Disponse de diferenciación en festivos nacionais, autonómicos e locais.
Control de persoal: as unidades de persoal dispoñen dun perfil para a administración de datos sobre permisos e incidencias (se se mostran ou non aos usuarios, se é obrigatorio achegar documentación, etc.), así como para a consulta de fichaxes, permisos e incidencias de todo o persoal.
Outras caracterísiticas e funcionalidades de Trama son:
Multiámbito: o sistema pode configurarse para a distribución do persoal en distintos ámbitos, cada un coa súa propia integración cun sistema de xestión de persoal e o seu propio control de efectivos.
Configuración de organismo: onde se poden configurar o logo do organismo, tempo de cortesía nas fichaxes (só para a fichaxe en liña), uso de firma electrónica ao fichar, solicitar ou autorizar permisos e incidencias, configuración da supresión de percorrido de validación ou supresión de aprobacion de control de persoal para cada permiso e incidencia,etc.
