Trama disposa de dos funcionalitats principals: el control de presència i la tramitació electrònica de permisos i incidències.
És possible fer ús de les dos funcionalitats o usar Trama únicament per a la sol·licitud i tramitació de permisos i incidències.
El control de presència pot realitzar-se mitjançant certificat electrònic i/o mitjançant el sistema de control de presència existent en l'organisme sempre que s'integre aquest sistema amb Trama mitjançant els servicis web que Trama oferix a tal fi.
Les principals funcionalitats del control de presència són:
Definició del personal: definició de les dades del personal a donar servici, incloent localització física i administrativa.
Control sobre els tipus de torns: es poden definir torns horaris per franges horàries, canviant el tractament d'estes. Es poden crear tants torns com a tipus de jornada es realitzen en l'organisme.
Menjar i desdejuni: el sistema permet el control de les pauses de desdejuni i menjar i els seus càlculs corresponents a l'efecte de saldo horari.
Assignació de calendaris amb plantilles: realització de calendaris laborals per mitjà de plantilles reutilitzables i assignació massiva per a una actualització ràpida de tot el personal.
Fitxatges amb certificat: fàcil i ràpid, des del PC de l'usuari.
Control manual: per part de control d'efectius, per a poder corregir qualsevol anomalia de forma directa.
Informes: tant de presència en un dia en l'edifici, com de saldos horaris. Per departaments, edifici o per a un sol empleat, informes d'incompliment horari, de vacacions, d'hores totals, per incidència, ...
Les principals funcionalitats de la tramitació de permisos i incidències són:
Sol·licitud de permisos i incidències: els empleats públics realitzen les sol·licituds mitjançant un formulari electrònic on introduir totes les dades necessàries (motiu, dates, observacions, documentació adjunta…)
Tramitació de permisos i incidències: la validació es realitza en dos nivells (responsable de l'equip de treball, responsable del departament) abans de la seua aprovació per part del departament de personal.
Consulta de tràmits: la tramitació es realitza mitjançant un flux que emmagatzema l'estat de cada sol·licitud, la qual cosa permet la cerca i consulta dels estats dels tràmits sol·licitats o a validar pels responsables.
Calendari: els empleats poden consultar els seus fitxatges i permisos en un calendari, podent realitzar consultes per a qualsevol període de temps, i la possibilitat d'exportar els resultats a una fulla Excel.
Manteniment de personal: es poden configurar els superiors de cada empleat per a obtindre l'arbre jeràrquic corresponent. També poden definir-se suplències per a l'aprovació de permisos i incidències.
Consulta de l'arbre d'empleats: els gestors amb un equip a càrrec poden consultar el calendari per a qualsevol dels seus empleats.
Administració de festius: els administradors de la ferramenta poden administrar els festius a tindre en compte per a les sol·licituds de permisos. Es disposa de diferenciació en festius nacionals, autonòmics i locals.
Control d'efectius: les unitats de personal disposen d'un perfil per a l'administració de dades sobre permisos i incidències (màxim de dies, franges horàries, etc.), així com per a la consulta de fitxatges, permisos i incidències de tot el personal.
Altres caracterísiticas i funcionalitats de Trama són:
Multiámbito: el sistema pot configurar-se per a la distribució del personal en diferents àmbits, cadascun amb la seua pròpia integració amb un sistema de gestió de personal i el seu propi control d'efectius.
Configuració d'organisme: on es poden configurar el logo de l'organisme, temps de cortesia en els fitxatges, ús de firma electrònica en fitxar, sol·licitar o autoritzar permisos i incidències, etc
