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La nueva política de gestión de documentos electrónicos de la Generalitat Valenciana para el tratamiento unificado de su información

30 enero 2019

El Diario Oficial de la Generalitat Valenciana ha publicado una orden aprobando la nueva Política de Gestión de Documentos Electrónicos de la Generalitat, que permite el tratamiento y la clasificación unificada de toda la información con la que trabajan los distintos departamentos de la Administración valenciana.

La PGDE establece criterios comunes para todos los departamentos por igual, acabando así con el sistema anterior, en el que cada conselleria guardaba su información en papel en su archivo propio y no existía un cuadro de clasificación único donde se recogiese toda la documentación generada por la Generalitat. 

Desde la entrada en vigor de la Ley 39/2015 de Procedimiento Administrativo Común, en la que se establece que la tramitación administrativa debe ser digital, los documentos administrativos deben ser electrónicos. En este sentido, la Generalitat establece ahora criterios comunes a todos sus departamentos, de modo que exista un archivo electrónico conjunto de toda la información que gestiona. 

El nuevo sistema comprende la gestión documental en dos fases diferenciadas, desde su origen hasta su archivo. Así, la gestión del documento se realizará desde el origen, entendiendo este como el momento en el que se registra su entrada en el sistema de gestión de documentos electrónicos y se garantiza su identificación unívoca, dando a cada documento una inscripción registral específica. Y terminará con el archivo definitivo (histórico) del mismo en el sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo. 

Series documentales y cuadros de clasificación detallados

La clasificación de los documentos para su gestión se realizará de acuerdo a un plan de clasificación adaptado a cada departamento. Con este fin, desde los archivos centrales de cada conselleria se está llevando a cabo el proceso de identificación de todas las series documentales (modo en el que se agrupan y clasifican los documentos) y la elaboración de sus cuadros de clasificación. 

A modo de ejemplo, en el caso de la Conselleria de Hacienda y Modelo Económico se han contabilizado 886 series documentales, que abarcan asuntos tales como convenios, contratos menores, los distintos impuestos, documentos contables, expedientes de multas, expedientes de seguridad informática, pagos, recortes de prensa, etc. 

Al finalizar este proceso, se establecerán las series documentales cruzadas de todas las conselleries, para que haya una sola entrada unívoca por cada serie. La clasificación y descripción de los documentos y expedientes electrónicos permitirá la recuperación de los mismos en cualquier momento. 

Mejora la transparencia y facilita el acceso de los ciudadanos

La Ley 2/2015, de 2 de abril, de la Generalitat, de Transparencia, Buen Gobierno y Participación Ciudadana de la Comunitat Valenciana recoge el derecho al libre acceso a la información pública, por lo que resulta esencial para la Generalitat disponer de una adecuada gestión documental, que incluya la documentación electrónica. 

Con este fin, la Conselleria de Hacienda y Modelo Económico, a través de la Dirección General de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, y la Conselleria de Educación, Investigación, Cultura y Deporte, como órgano directivo del sistema archivístico valenciano, han colaborado en la elaboración de la PGDE. 

La nueva política de gestión y conservación de los documentos protege los derechos y los intereses de los ciudadanos y permite que la Administración pueda evaluar el impacto de sus programas y mejorar el trabajo que realiza. 

Además, articula las estrategias necesarias para garantizar la creación, mantenimiento, tratamiento y conservación de documentos electrónicos auténticos y fiables, protegiendo su integridad durante todo su ciclo de vida, incluida la fase histórica o de archivo, dada la importancia que pueden tener como valor artístico y patrimonial. 

Asimismo, la PGDE va a permitir que la ciudadanía pueda acceder, fácilmente, a la información y la documentación de cada uno de sus expedientes abiertos y, gracias a los requisitos de seguridad, asegurar su confidencialidad, integridad, disponibilidad y trazabilidad.

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