"Noticia dispoñible unicamente con fins históricos e de hemeroteca. A información e ligazóns mostradas correspóndense cos que estaban operativos á data da súa publicación. Non se garante que continúen activos actualmente".
31 maio 2016
Premio ao mellor proxecto archivístico á Política de xestión de documentos electrónicos do MINHAP, ademais, "Archive" quedou finalista na categoría de mellor actividade innovadora.
Na concesión do premio o xurado destacou que se trata da primeira política de xestión de documentos electrónicos da Administración Xeral do Estado e é un referente para outros organismos e institucións. Todos os ministerios e organismos públicos están obrigados a elaborar a súa política de xestión de documentos electrónicos. Basicamente, consiste en definir as directrices de cada organización para a creación e xestión de documentos electrónicos auténticos, fiables e dispoñibles ao longo do tempo, sinalando os responsables de cada proceso.
En cada organización esta formulación inclúe as liñas básicas para deseñar o seu proceso de dixitalización, a definición de requisitos técnicos e organizativos necesarios para executar lotos os procesos de dixitalización e xestión de documentos que se teñen que abordar: firma electrónica, rexistro electrónico, copiado auténtico, arquivo definitivo, etc.
No caso do Ministerio de Facenda e Administracións Públicas, o documento foi elaborado por un grupo de traballo altamente representativo, integrado por especialistas en arquivo, informáticos e xestores, en representación de organismos e entidades públicas con gran experiencia en xestión documental, administración electrónica e arquivo. Ao grupo incorporáronse tamén o Ministerio da Presidencia e a Subdirección Xeral de Arquivos Estatais do Ministerio de Educación, Cultura e Deporte.
A partir da elaboración da Política de xestión de documentos electrónicos xurdiu a idea de desenvolver unha aplicación que dese resposta á necesidade dun arquivo electrónico. Así se puxo en marcha o proxecto Arquive.
A aplicación Arquive quedou finalista
Pola súa banda, a aplicación Arquive quedou finalista no premio á mellor actividade innovadora. Trátase dunha aplicación de arquivo electrónico para a xestión de documentos e expedientes electrónicos, dando así resposta na fase de arquivo a unha administración electrónica en constante impulso.
Arquive é un desenvolvemento informático realizado polo Ministerio de facenda e Administracións Públicas e posto a disposición de todas as administracións públicas, co obxecto da súa reutilización e reaprovechamiento polas mesmas. Toda a información arquivada é absolutamente independente da tecnoloxía que dea soporte ao servizo, e iso garante a súa validez funcional ao longo do tempo.
A aplicación foi desenvolvida pola Dirección de Tecnoloxías da Información e as Comunicacións do Ministerio, en colaboración cos arquivos do ministerio e seguindo estándares e modelos europeos. Actualmente estase probando con éxito nunha vintena de proxectos piloto en distintos organismos de administracións públicas centrais, autonómicas e locais.
Con Arquive, os expedientes e documentos electrónicos son importados e clasificados en series documentais e pasan por diversos estados (automática ou manualmente), segundo a política de conservación asignada. Arquive permite xestionar todas as fases dos expedientes e documentos electrónicos. Inclúe ferramentas para o intercambio entre arquivos, buscar expedientes, obter actas de ingreso, etc.
Calquera concello, comunidade autónoma, ministerio, organismo ou entidade pública poderá acceder libremente á aplicación e cumprir así os requisitos de arquivo electrónico aos que obriga a lexislación cun prazo de adaptación que finaliza en outubro de 2018.
