Metadatos de xestión de documentos
A definición xenérica de "metadato", segundo figura no Esquema Nacional de Interoperabilidade ( Real Decreto 4/2010 ), é “dato que define e describe outros datos". Existen diferentes tipos de metadatos segundo a súa aplicación.
El Real Decreto 4/2010 define también ‘metadato de gestión de documentos’ como “información estructurada o semiestructurada que hace posible la creación, gestión y uso de documentos a lo largo del tiempo en el contexto de su creación. Los metadatos de gestión de documentos sirven para identificar, autenticar y contextualizar documentos, y del mismo modo a las personas, los procesos y los sistemas que los crean, gestionan, mantienen y utilizan”.
Así mesmo, define ‘esquema de metadatos’ como “instrumento que define a incorporación e xestión dos metadatos de contido, contexto e estrutura dos documentos electrónicos ao longo do seu ciclo de vida”.
O documento e o expediente electrónico levan metadatos mínimos obrigatorios e poden incorporar metadatos complementarios. A Norma Técnica de Interoperabilidade de Política de xestión de documentos electrónicos trata no seu apartado VII a asignación de metadatos.
O Esquema de Metadatos para a Xestión do Documento Electrónico (e-EMGDE) v3 . mencionado pola norma técnica de interoperabilidade de Política de xestión de documentos electrónicos no seu apartado VII.4, poderá ser usado como referencia e ferramenta de apoio para a adecuación de cada organización aos requisitos de interoperabilidade en materia de xestión de documentos.
O esquema e-EMGDE establece:
- O modelo conceptual no que se apoia o modelo de metadatos, as súas propiedades e a súa lóxica subxacente.
- A descrición de cada un dos elementos e sub-elementos de metadatos, a través da descrición de cada unha das súas características: definición, propósito, obrigatoriedade, etc.
- Os esquemas de valores necesarios para cubrir os valores dos elementos de metadatos pertinentes.
- Las referencias a las normas utilizadas como base, así como a otras normas de posible utilidad.
O Exemplo de aplicación do Esquema de Metadatos para a Xestión do Documento Electrónico (e-EMGDE) mostra un exemplo de como se aplicaría o Esquema de Metadatos para a Xestión do Documento Electrónico para un documento electrónico que será intercambiado e que, por tanto, deberá conter os metadatos mínimos obrigatorios desde unha perspectiva funcional.
