Inventarie de Tràmits Administratius

La Universidad de Murcia ha desarrollado la aplicación “Inventario de Trámites Administrativos” para hacer posible la gestión de todo el proceso de publicación de un trámite en el Inventario de procedimientos y servicios de la Universidad en la que se encuentre instalado, en base a un flujo de gestión que incorpora la herramienta y a la existencia de diversos roles, de acuerdo a la “Metodología de Inventariado de Trámites Administrativos” proposada per la pròpia Universitat de Múrcia.

A més, esta aplicació permet la publicació automàtica en el “Sistema d'Informació Administratiu (SIA)” de l'Administració General de l'Estat (AGE), que actua com a catàleg d'informació sobre tramitació administrativa de procediments i servicis dirigits al ciutadà. Els tràmits publicats en el SIA es mostren en el Punt d'Accés General (PAG), portal d'entrada del ciutadà a totes les Administracions Públiques.

La gestió de la publicació d'un tràmit en l'aplicació “Inventarie” comprèn el següent:

• Publicació d'un tràmit. Solicitud d'inventariat d'un tràmit i posterior incorporació a l'Inventari de procediments i servicis de la Universitat en qüestió.
• Modificació major o menor d'un tràmit. Modificaciones sobre el canvi del tràmit que poden (modificació major) o no (modificació menor) implicar canvis substancials en la descripció del tràmit.
• Exportació del tràmit a SIA. Alta de un trámite incorporado al Inventario de procedimientos y servicios de la Universidad en SIA.
• Sincronització del tràmit en SIA. Trasladar a SIA las modificaciones en la descripción de un trámite que ya se encuentra dado de alta en este Sistema.
• Baixa d'un tràmit. Donar de baixa un tràmit de l'Inventari de procediments i servicis de la Universitat en qüestió. Si este tràmit també està inclòs en SIA, addicionalment, es realitza la seua baixa, de forma automatitzada, en este Sistema.

L'aplicació oferix els següents rols d'usuari:

• Solicitante de Inventario. Usuaris que han de donar de alta tràmits administratius. A més, poden modificar, crear versions i donar de baixa tràmits inventariats.
• Unitat de gestió de processos. Usuaris que formen part de la unitat transversal encarregada de la presa de decisions de tipus tècnic sobre la caracterització homogènia dels tràmits i l'adequació dels mateixos al marc normatiu vigent.
• Responsable de Inventario. Usuari amb la potestat per a la incorporació o supressió de tràmits en l'Inventari de procediments i servicis de la Universitat.

El flux de gestió que l'aplicació oferix per a la publicació d'un tràmit es descriu a continuació:

• La sol·licitud és iniciada pel Solicitante, completant la informació necessària, i és revisada per un membre de la Unitat de gestió de processos, que completa els atributs tècnics del tràmit i, si és necessari, realitza canvis menors. En cas de requerir canvis majors (és a dir, implica canvis substancials en la descripció del tràmit), són comunicats al Solicitante, qui els duu a terme i tornen a ser revisats per la Unitat de gestió de processos.
• Una vegada que el Solicitante i la Unitat de gestió de processos validen el tràmit, sol·liciten la seua publicació al Responsable.
• Si la sol·licitud és concedida, la Unitat de gestió de processos realitza la publicació del tràmit en l'aplicació. En cas contrari, cal prendre les mesures que considere el Responsable.
• Si el trámite ha sido publicado en “Inventario” y se decide que, además, se dé de alta en SIA, un miembro de la Unitat de gestió de processos marcarà l'exportació a SIA para aquest tràmit.
• Si el tràmit patix alguna modificació amb posterioritat al pas anterior, un membre de la Unitat de gestió de processos marcarà la sincronització en SIA para aquest tràmit.
• En cas de desitjar, en algun moment posterior, la baixa del tràmit, el Solicitante marcarà el tràmit per a la seua baixa. Un membre de la Unitat de gestió de processos sol·licitarà formalment la baixa al Responsable. Si la baixa és autoritzada, la Unitat de gestió de processos donarà de baixa definitivament el tràmit de “Inventari” (i enviarà una sol·licitud de baixa a SIA, si estava publicat). Si la baixa no és autoritzada, la Unitat de gestió de processos anul·larà la baixa de “Inventari”.