Metadades de gestió de documents
La definició genèrica de ‘metadada’, segons figura en l'Esquema Nacional d'Interoperabilitat, és “dada que defineix i descriu altres dades". Existeixen diferents tipus de metadades segons la seva aplicació.
L'article article 42 del Reial decret 1671/2009
, de 6 de novembre, en desenvolupar les disposicions comunes sobre els documents electrònics, defineix ‘metadada’ com “qualsevol tipus d'informació en forma electrònica associada als documents electrònics, de caràcter instrumental i independent del seu contingut, destinada al coneixement immediat i automatizable d'alguna de les seves característiques, amb la finalitat de garantir la disponibilitat, l'accés, la conservació i la interoperabilitat del propi document”.
El Reial decret 4/2010 defineix també ‘metadada de gestió de documents’ com a “informació estructurada o semiestructurada que fa possible la creació, gestió i ús de documents al llarg del temps en el context de la seva creació. Les metadades de gestió de documents serveixen per identificar, autenticar i contextualitzar documents, i de la mateixa manera a les persones, els processos i els sistemes que els creen, gestionen, mantenen i utilitzen”.
Així mateix, defineix ‘esquema de metadades’ com a “instrument que defineix la incorporació i gestió de les metadades de contingut, context i estructura dels documents electrònics al llarg del seu cicle de vida”.
El documento i l'expedient expedient electrònic porten metadades mínimes obligatòries i poden incorporar metadades complementàries. La Norma Tècnica d'Interoperabilitat de Política de gestió de documents electrònics tracta al seu apartat VII l'assignació de metadades.
L'Esquema Esquema de Metadades per a la Gestió del Document Electrònic (i-EMGDE) , esmentat per la norma tècnica d'interoperabilitat de Política de gestió de documents electrònics al seu apartat VII.4, podrà ser usat com a referència i eina de suport per a l'adequació de cada organització als requisits d'interoperabilitat en matèria de gestió de documents.
L'esquema i-EMGDE estableix:
- El model conceptual en el qual es recolza el model de metadades, les seves propietats i la seva lògica subjacent.
- La descripció de cadascun dels elements i sub-elements de metadades, a través de la descripció de cadascuna de les seves característiques: definició, propòsit, obligatorietat, etc.
- Els esquemes de valors necessaris per emplenar els valors dels elements de metadades pertinents.
- Les referències a les normes utilitzades com a base, així com a altres normes de possible utilitat.
L'Exemple Ejemplo d'aplicació de l'Esquema de Metadades per a la Gestió del Document Electrònic (i-EMGDE) mostra un exemple de com s'aplicaria l'Esquema de Metadades per a la Gestió del Document Electrònic per a un document electrònic que serà intercanviat i que, per tant, haurà de contenir les metadades mínimes obligatòries des d'una perspectiva funcional.
