Metadatos de gestión de documentos
La definición genérica de ‘metadato’, según figura en el Esquema Nacional de Interoperabilidad, es “dato que define y describe otros datos". Existen diferentes tipos de metadatos según su aplicación.
El artículo 42 del Real Decreto 1671/2009
, de 6 de noviembre, al desarrollar las disposiciones comunes sobre los documentos electrónicos, define ‘metadato’ como “cualquier tipo de información en forma electrónica asociada a los documentos electrónicos, de carácter instrumental e independiente de su contenido, destinada al conocimiento inmediato y automatizable de alguna de sus características, con la finalidad de garantizar la disponibilidad, el acceso, la conservación y la interoperabilidad del propio documento”.
El Real Decreto 4/2010 define también ‘metadato de gestión de documentos’ como “información estructurada o semiestructurada que hace posible la creación, gestión y uso de documentos a lo largo del tiempo en el contexto de su creación. Los metadatos de gestión de documentos sirven para identificar, autenticar y contextualizar documentos, y del mismo modo a las personas, los procesos y los sistemas que los crean, gestionan, mantienen y utilizan”.
Así mismo, define ‘esquema de metadatos’ como “instrumento que define la incorporación y gestión de los metadatos de contenido, contexto y estructura de los documentos electrónicos a lo largo de su ciclo de vida”.
El documento y el expediente electrónico llevan metadatos mínimos obligatorios y pueden incorporar metadatos complementarios. La Norma Técnica de Interoperabilidad de Política de gestión de documentos electrónicos trata en su apartado VII la asignación de metadatos.
El Esquema de Metadatos para la Gestión del Documento Electrónico (e-EMGDE) , mencionado por la norma técnica de interoperabilidad de Política de gestión de documentos electrónicos en su apartado VII.4, podrá ser usado como referencia y herramienta de apoyo para la adecuación de cada organización a los requisitos de interoperabilidad en materia de gestión de documentos.
El esquema e-EMGDE establece:
- El modelo conceptual en el que se apoya el modelo de metadatos, sus propiedades y su lógica subyacente.
- La descripción de cada uno de los elementos y sub-elementos de metadatos, a través de la descripción de cada una de sus características: definición, propósito, obligatoriedad, etc.
- Los esquemas de valores necesarios para cumplimentar los valores de los elementos de metadatos pertinentes.
- Las referencias a las normas utilizadas como base, así como a otras normas de posible utilidad.
El Ejemplo de aplicación del Esquema de Metadatos para la Gestión del Documento Electrónico (e-EMGDE) muestra un ejemplo de cómo se aplicaría el Esquema de Metadatos para la Gestión del Documento Electrónico para un documento electrónico que será intercambiado y que, por tanto, deberá contener los metadatos mínimos obligatorios desde una perspectiva funcional.
