Co fin de levar a cabo unha correcta xestión dos expedientes e documentos electrónicos en todo o seu ciclo de vida, garantindo así o cumprimento legal e normativo tanto na súa fase de produción como na conservación destes a longo prazo, o Departamento de Cultura e Deporte do Goberno de Navarra aprobou a Orde Foral 18/2021
para que as entidades locais de Navarra dispoñan de normas de actuación e dótense de ferramentas tecnolóxicas adecuadas e garántase así unha correcta implantación de arquivo dixital seguro.
A Orde Foral especifica as metodoloxías, instrumentos e procedementos que as entidades locais deben implantar para garantir unha correcta xestión documental no contexto da tramitación administrativa electrónica. Así mesmo, establécense os requisitos funcionais, tecnolóxicos e metodolóxicos que debe cumprir a ferramenta tecnolóxica de arquivo dixital seguro que seleccione cada entidad local. O Anexo 1 da Orde inclúe os 76 requisitos, organizados por diferentes categorías, uns de cumprimento obrigatorio e outros recomendado, en función da estimación do seu grao de criticidad para o mantemento a longo prazo do carácter auténtico, fiable, íntegro e dispoñible dos expedientes e documentos electrónicos.
Co obxecto de ofrecer ás entidades locais as ferramentas tecnolóxicas necesarias para poder dar cumprimento a todas as obrigas en materia de xestión documental e arquivo, e co fin de facilitar a integración dos seus sistemas de tramitación coas plataformas de arquivo dixital seguro, prevendo a eventual portabilidade de datos, documentos e expedientes electrónicos a outras plataformas (en especial á que nun futuro despregamento para arquivo dixital o Goberno de Navarra), o Departamento de Cultura e Deporte definiu e pon a disposición de todas as entidades locais da Comunidade Foral un programa de acompañamento na xeración e xestión de expedientes nos sistemas de tramitación electrónica e a súa conservación a longo prazo nas plataformas de arquivo dixital seguro de que dispoña cada entidad local.
A Orde define, así mesmo, un modelo de auditoría para medir o impacto da súa aplicación. O Departamento de Cultura e Deporte, en colaboración coa Federación Navarra de Municipios e Concellos seleccionará, periodicamente, unha mostra de entidades locais e designará un auditor externo co obxecto de avaliar o cumprimento dos requisitos establecidos na Orde.
