As novas regras, que vincularán a todos os países, eliminarán o actual requirimento de engadir un selo de autenticidade (coñecido como apostila) sobre documentos públicos (como os certificados de nacemento ou matrimonio) emitidos nun país da UE e que vaian ser presentados a unha autoridade pública doutro país da UE.
O regulamento tamén simplifica as formalidades relativas ás copias certificadas e introduce formularios estándar multilenguaje, con todas as linguas da UE, os cales se engadirán a documentos públicos para evitar os requisitos de tradución. As áreas afectadas por estas novas regras son o matrimonio, parellas rexistradas, divorcio, nacemento, falecemento, paternidade, adopción, domicilio/residencia, nacionalidade, ausencia de antecedentes penais e o dereito a votar en eleccións municipais e Parlamento Europeo.
Se a autoridade receptora ten serias dúbidas sobre a autenticidade dun documento público presentado por un cidadán, poderá consultar á autoridade emisora a través do Sistema de Información de Mercado Interno ( International Market Information system - IMI ), que permitirá a verificación entre autoridades. IMI, solución desenvolvida baixo o programa ISA da UE , é unha rede transfronteiriza de información que conecta ás autoridades nacionais, rexionais e locais. Permitiralles comunicarse fácil e rapidamente cos seus homólogos. Grazas ao uso de IMI, as autoridades públicas poderán verificar a autenticidade dos documentos directamente cos países emisores a través do uso dun conxunto de preguntas previamente traducidas.
