Una Política de gestió de documents electrònics conté orientacions o directrius que defineix una organització per a la creació i gestió de documents autèntics, fiables i disponibles al llarg del temps, d'acord amb les funcions i activitats que li són pròpies. La política s'aprova al més alt nivell dins de l'organització, i assigna responsabilitats quant a la coordinació, aplicació, supervisió i gestió del programa de tractament dels documents a través del seu cicle de vida.
La Norma Tècnica d'Interoperabilitat de Política de gestió de documents electrònics
, té per objecte establir les directrius per a la definició de polítiques de gestió de documents electrònics.
La Guía de aplicación de la Norma Técnica de Interoperabilidad de Política de gestión de documentos electrónicos sirve como herramienta de apoyo para la aplicación e implementación de lo dispuesto en la NTI; su contenido incluye tanto citas explícitas al texto de la NTI como explicaciones y contenidos complementarios a aquélla.
Models de Polítiques de Gestió de Documents Electrònics
- El Model de política de gestió de documents electrònics té com a objectiu servir com a referència genèrica per a l'elaboració d'una Política de Gestió de documents electrònics conforme a l'Esquema Nacional d'Interoperabilitat, seguint el que es disposa en la Norma Tècnica d'Interoperabilitat i en la seva corresponent Guia d'Aplicació.
- El Model A de política de gestió de documents electrònics per a entitats locals (PGD-el) és el resultat del treball desenvolupat per les organitzacions valencianes del Col·legi de Secretaris, Interventors i Tresorers de l'Administració Local (COSITAL), Associació de tècnics d'Informàtica de l'Administració Local (ATIAL) i grup d'arxivers i tècnics especialitzats en gestió documental.
- El Modelo B de política de gestió de documents electrònics per a entitats locals (PGD-eL) elaborado por el Subgrupo de trabajo de Política de Gestión de Documentos Electrónicos Tipo para Entidades Locales, creado en el Grupo de trabajo de Documento, Expediente y Archivo Electrónico, de la Comisión Sectorial de Administración Electrónica.
Ambos modelos A y B contienen modelos orientativos de política de gestión documental local, cuadro de clasificación funcional e índice de series documentales que permitirán la gestión de los documentos electrónicos de los ayuntamientos, en el marco del Esquema Nacional de Interoperabilidad, (ENI). Interesa a las entidades locales, especialmente de aquéllas más pequeñas y con más dificultades para elaborar una política de gestión de documentos electrónicos.
A continuación se recogen algunos ejemplos de políticas de gestión de documentos electrónicos que se han elaborado y publicado desde diferentes ámbitos de las Administraciones Públicas.
