Las nuevas reglas, que vincularán a todos los países, eliminarán el actual requerimiento de añadir un sello de autenticidad (conocido como apostila) sobre documentos públicos (como os certificados de nacemento ou matrimonio) emitidos nun país da UE e que vaian ser presentados a unha autoridade pública doutro país da UE.
O regulamento tamén simplifica as formalidades relativas ás copias certificadas e introduce formularios estándar multilenguaje, con todas as linguas da UE, os cales se engadirán a documentos públicos para evitar os requisitos de tradución. As áreas afectadas por estas novas regras son o matrimonio, parellas rexistradas, divorcio, nacemento, falecemento, paternidade, adopción, domicilio/residencia, nacionalidade, ausencia de antecedentes penais e o dereito a votar en eleccións municipais e Parlamento Europeo.
Se a autoridade receptora ten serias dúbidas sobre a autenticidade dun documento público presentado por un cidadán, poderá consultar á autoridade emisora a través do Sistema de Información de Mercado Interno ( International Market Information system - IMI ), que permitirá a verificación entre autoridades. IMI, solución desenvolvida baixo o programa ISA da UE , é unha rede transfronteiriza de información que conecta ás autoridades nacionais, rexionais e locais. Permitiralles comunicarse fácil e rapidamente cos seus homólogos. Grazas ao uso de IMI, as autoridades públicas poderán verificar a autenticidade dos documentos directamente cos países emisores a través do uso dun conxunto de preguntas previamente traducidas.
