A nova política de xestión de documentos electrónicos da Generalitat Valenciana para o tratamento unificado da súa información

A PGDE establece criterios comúns para todos os departamentos por igual, acabando así co sistema anterior, no que cada conselleria gardaba a súa información en papel no seu arquivo propio e non existía un cadro de clasificación único onde se recollese toda a documentación xerada pola Generalitat. 

Desde a entrada en vigor da Lei 39/2015 de Procedimiento Administrativo Común, na que se establece que a tramitación administrativa debe ser dixital, os documentos administrativos deben ser electrónicos. Neste sentido, a Generalitat establece agora criterios comúns a todos os seus departamentos, de modo que exista un arquivo electrónico conxunto de toda a información que xestiona. 

O novo sistema comprende a xestión documental en dúas fases diferenciadas, desde a súa orixe ata o seu arquivo. Así, a xestión do documento realizarase desde a orixe, entendendo este como o momento no que se rexistra a súa entrada no sistema de xestión de documentos electrónicos e garántese a súa identificación unívoca, dando a cada documento unha inscrición rexistral específica. E terminará co arquivo definitivo (histórico) do mesmo no sistema de xestión de documentos electrónicos de arquivo. 

Series documentais e cadros de clasificación detallados

A clasificación dos documentos para a súa xestión realizarase de acordo a un plan de clasificación adaptado a cada departamento. Con este fin, desde os arquivos centrais de cada conselleria está a levarse a cabo o proceso de identificación de todas as series documentais (modo no que se agrupan e clasifican os documentos) e a elaboración dos seus cadros de clasificación. 

A modo de exemplo, no caso da Conselleria de Facenda e Modelo Económico contabilizáronse 886 series documentais, que abarcan asuntos tales como convenios, contratos menores, os distintos impostos, documentos contables, expedientes de multas, expedientes de seguridade informática, pagos, recortes de prensa, etc. 

Ao finalizar este proceso, estableceranse as series documentais cruzadas de todas as conselleries, para que haxa unha soa entrada unívoca por cada serie. A clasificación e descrición dos documentos e expedientes electrónicos permitirá a recuperación dos mesmos en calquera momento. 

Mellora a transparencia e facilita o acceso dos cidadáns

A Lei 2/2015, do 2 de abril, da Generalitat, de Transparencia, Bo Goberno e Participación Cidadá da Comunitat Valenciana recolle o dereito ao libre acceso á información pública, polo que resulta esencial para a Generalitat dispor dunha adecuada xestión documental, que inclúa a documentación electrónica. 

Con este fin, a Conselleria de Facenda e Modelo Económico, a través da Dirección Xeral de Tecnoloxías da Información e as Comunicacións, e a Conselleria de Educación, Investigación, Cultura e Deporte, como órgano directivo do sistema archivístico valenciano, colaboraron na elaboración da PGDE. 

A nova política de xestión e conservación dos documentos protexe os dereitos e os intereses dos cidadáns e permite que a Administración poida avaliar o impacto dos seus programas e mellorar o traballo que realiza. 

Ademais, articula as estratexias necesarias para garantir a creación, mantemento, tratamento e conservación de documentos electrónicos auténticos e fiables, protexendo a súa integridade durante todo o seu ciclo de vida, incluída a fase histórica ou de arquivo, dada a importancia que poden ter como valor artístico e patrimonial. 

Así mesmo, a PGDE vai permitir que a cidadanía poida acceder, facilmente, á información e a documentación de cada un dos seus expedientes abertos e, grazas aos requisitos de seguridade, asegurar a súa confidencialidade, integridade, dispoñibilidade e rastrexabilidade.

Fonte orixinal da noticia