La SGAD colabora con el Instituto Cervantes para robotizar su proceso de matriculación de alumnos

A Secretaría Xeral de Administración Dixital ( SGAD ), a través do seu Servizo de Automatización Intelixente ( SAI ), embárcase xunto ao Instituto Cervantes nun proxecto para aplicar a tecnoloxía de Automatización Robótica de Procesos (RPA, por sus siglas en inglés) en los procesos de matriculación de alumnos.

O Instituto Cervantes é unha institución pública adscrita ao Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea e Cooperación ( MAEUEC ) , creada por España en 1991 para promover universalmente la enseñanza, el estudio y el uso del español y contribuir a la difusión de las culturas hispánicas en el exterior. Está presente en 88 ciudades de 45 países, a través de sus centros, aulas y extensiones, por los cinco continentes.

Entre os seus obxectivos principais atópase organizar cursos xerais e especiais de lingua española, así como das linguas cooficiais en España. Los alumnos interesados pueden escoger de entre un catálogo de 22 cursos de diferente dificultad y adquirirlos a través de una plataforma online como paso previo a ser matriculados en el mismo. Los alumnos pueden adquirir estos cursos cualquier día a cualquier hora, sin estar sujetos a periodos concretos de matriculación. Cada día unas 100 personas de todo el mundo adquieren estos cursos ofrecidos por el Instituto Cervantes, siendo este número mucho mayor durante campañas específicas para fomentar la matriculación.

Para completar a matriculación dos alumnos nos cursos adquiridos, o persoal do Instituto Cervantes debe entrar nunha aplicación onde se rexistran os cursos comprados, extraer as novas compras de cada curso, e subir eses datos na aplicación de xestión de ensino Moodle . Ao realizar esta carga correctamente, o alumno queda matriculado de maneira oficial no curso e envíanselle as credenciais de acceso aos contidos.

Para levar a cabo este proxecto, o SAI colabora co Instituto Cervantes en la definición y desarrollo de los procesos automatizados, apoyándose en la plataforma centralizada RPA da SGAD . O obxectivo do proxecto é minimizar a intervención do persoal neste proceso, conseguindo así minimizar os erros humanos e o risco operacional, e reducindo o prazo máximo comprometido de 72 horas desde a adquisición do curso para comunicar ao alumno a súa matriculación oficial. Os robots deberán trasladar a información entre as citadas aplicacións para completar o proceso de matriculación do alumno e que este reciba as correspondentes notificacións que lle permitan acceso aos cursos adquiridos.

A robotización cubrirá os 22 cursos ofertados polo Instituto Cervantes, organizados en 6 agrupacións de cursos que cobren tanto os actuais como os que previsiblemente se engadan a futuro. Os traballos de desenvolvemento comezaron o pasado día 19 de setembro, e prevese a posta en produción da solución robotizada a principios de novembro.

O Servizo de Automatización Intelixente de correspóndea SGAD con a  Medida 5 do Plan de Dixitalización das AAPP . Esta medida 5 intégrase dentro do eixo 1 do citado plan e, á súa vez, dentro do eixo 5 de Transformación Dixital do Sector Público da Axenda  España Dixital 2026 ; e do compoñente 11 do Plan de Recuperación, Transformación e Resiliencia da economía Española.