A SGAD colabora co Instituto Cervantes para robotizar o seu proceso de matriculación de alumnos

A Secretaría Xeral de Administración Dixital ( SGAD ), a través do seu Servizo de Automatización Intelixente ( SAI ), embárcase xunto ao Instituto Cervantes nun proxecto para aplicar a tecnoloxía de Automatización Robótica de Procesos (RPA, polas súas siglas en inglés) nos procesos de matriculación de alumnos.

O Instituto Cervantes é unha institución pública adscrita ao Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea e Cooperación ( MAEUEC ) , creada por España en 1991 para promover universalmente o ensino, o estudo e o uso do español e contribuír á difusión das culturas hispánicas no exterior. Está presente en 88 cidades de 45 países, a través dos seus centros, aulas e extensións, polo cinco continentes.

Entre os seus obxectivos principais atópase organizar cursos xerais e especiais de lingua española, así como das linguas cooficiais en España. Os alumnos interesados poden escoller de entre un catálogo de 22 cursos de diferente dificultade e adquirilos a través dunha plataforma en liña como paso previo a ser matriculados no mesmo. Os alumnos poden adquirir estes cursos calquera día a calquera hora, sen estar suxeitos a períodos concretos de matriculación. Cada día unhas 100 persoas de todo o mundo adquiren estes cursos ofrecidos polo Instituto Cervantes, sendo este número moito maior durante campañas específicas para fomentar a matriculación.

Para completar a matriculación dos alumnos nos cursos adquiridos, o persoal do Instituto Cervantes debe entrar nunha aplicación onde se rexistran os cursos comprados, extraer as novas compras de cada curso, e subir eses datos na aplicación de xestión de ensino Moodle . Ao realizar esta carga correctamente, o alumno queda matriculado de maneira oficial no curso e envíanselle as credenciais de acceso aos contidos.

Para levar a cabo este proxecto, o SAI colabora co Instituto Cervantes na definición e desenvolvemento dos procesos automatizados, apoiándose na plataforma centralizada RPA da SGAD . O obxectivo do proxecto é minimizar a intervención do persoal neste proceso, conseguindo así minimizar os erros humanos e o risco operacional, e reducindo o prazo máximo comprometido de 72 horas desde a adquisición do curso para comunicar ao alumno a súa matriculación oficial. Os robots deberán trasladar a información entre as citadas aplicacións para completar o proceso de matriculación do alumno e que este reciba as correspondentes notificacións que lle permitan acceso aos cursos adquiridos.

A robotización cubrirá os 22 cursos ofertados polo Instituto Cervantes, organizados en 6 agrupacións de cursos que cobren tanto os actuais como os que previsiblemente se engadan a futuro. Os traballos de desenvolvemento comezaron o pasado día 19 de setembro, e prevese a posta en produción da solución robotizada a principios de novembro.

O Servizo de Automatización Intelixente de correspóndea SGAD con a  Medida 5 do Plan de Dixitalización das AAPP . Esta medida 5 intégrase dentro do eixo 1 do citado plan e, á súa vez, dentro do eixo 5 de Transformación Dixital do Sector Público da Axenda  España Dixital 2026 ; e do compoñente 11 do Plan de Recuperación, Transformación e Resiliencia da economía Española.