Con el fin de llevar a cabo una correcta gestión de los expedientes y documentos electrónicos en todo su ciclo de vida, garantizando así el cumplimiento legal y normativo tanto en su fase de producción como en la conservación de estos a largo plazo, el Departamento de Cultura y Deporte del Gobierno de Navarra ha aprobado la Orden Foral 18/2021
para que las entidades locales de Navarra dispongan de normas de actuación y se doten de herramientas tecnológicas adecuadas y se garantice así una correcta implantación de archivo digital seguro.
La Orden Foral especifica las metodologías, instrumentos y procedimientos que las entidades locales deben implantar para garantizar una correcta gestión documental en el contexto de la tramitación administrativa electrónica. Asimismo, se establecen los requisitos funcionales, tecnológicos y metodológicos que debe cumplir la herramienta tecnológica de archivo digital seguro que seleccione cada entidad local. El Anexo 1 de la Orden incluye los 76 requisitos, organizados por diferentes categorías, unos de cumplimiento obligatorio y otros recomendado, en función de la estimación de su grado de criticidad para el mantenimiento a largo plazo del carácter auténtico, fiable, íntegro y disponible de los expedientes y documentos electrónicos.
Con el objeto de ofrecer a las entidades locales las herramientas tecnológicas necesarias para poder dar cumplimiento a todas las obligaciones en materia de gestión documental y archivo, y con el fin de facilitar la integración de sus sistemas de tramitación con las plataformas de archivo digital seguro, previendo la eventual portabilidad de datos, documentos y expedientes electrónicos a otras plataformas (en especial a la que en un futuro despliegue para archivo digital el Gobierno de Navarra), el Departamento de Cultura y Deporte ha definido y pone a disposición de todas las entidades locales de la Comunidad Foral un programa de acompañamiento en la generación y gestión de expedientes en los sistemas de tramitación electrónica y su conservación a largo plazo en las plataformas de archivo digital seguro de que disponga cada entidad local.
La Orden define, asimismo, un modelo de auditoría para medir el impacto de su aplicación. El Departamento de Cultura y Deporte, en colaboración con la Federación Navarra de Municipios y Concejos seleccionará, periódicamente, una muestra de entidades locales y designará un auditor externo con el objeto de evaluar el cumplimiento de los requisitos establecidos en la Orden.
