El Gobierno de Navarra ha aprobado mediante acuerdo, en su sesión de hoy, la Política de gestión de documentos electrónicos de la Administración Foral y del Sector Público Institucional Foral, que sientas las bases para establecer criterios homogéneos de uso, gestión y conservación de dichos documentos.
Además de tener como objetivo que los documentos y expedientes electrónicos se mantienen auténticos, fiables, íntegros y disponibles como información fehaciente, contribuye en la mejora de la eficiencia en la relación de la ciudadanía con la Administración, como refuerzo a la garantía de sus derechos, y en la preservación a medio y largo plazo de un patrimonio documental representativo, como evidencia de la memoria colectiva del presente. En este sentido, cabe indicar que la Dirección General de Cultura – Institución Príncipe de Viana es el órgano competente en materia de archivos.
La Política tiene como finalidad establecer las directrices estratégicas para la gestión de la documentación electrónica en la Administración de la Comunidad Foral y del sector Público Institucional Foral, en el marco de la generación de documentos y expedientes electrónicos en las fases de tramitación administrativa y archivo digital. Establece un conjunto de directrices, procedimientos y prácticas con el fin de garantizar una gestión eficiente de la documentación electrónica durante todo su ciclo de vida, es decir, desde el instante de su generación, captura o incorporación al sistema de gestión durante tanto tiempo como deba conservarse en atención su valor administrativo y, en el caso de la documentación con valor histórico, permanente.
Las directrices se agrupan en tres ámbitos fundamentales: establecer unos principios en la gestión del documento, que deberá respetar cualquier herramienta o proyecto de la Administración Foral que trabaje con documentación electrónica; identificar y caracterizar los principales procesos relativos a la gestión de los documentos y expedientes electrónicos; y atribuir responsabilidades a los distintos órganos y miembros del Gobierno y la Administración Foral para implantar y desarrollar esta Política.
La estructura de la Política de gestión incluye, entre otros, los siguientes puntos: datos identificativos del documento, principios de la gestión documental, actores involucrados y responsabilidades, y elementos de la gestión del documento electrónico (ciclo de vida del documento, etapas de tramitación y archivística, procesos de gestión documental y firma electrónica).
