La UNED ha culminado con éxito el primer proceso masivo en el que se integran aplicaciones informáticas propias y servicios horizontales ofrecidos por la Dirección de Tecnologías de la Información y Comunicaciones del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas (MINHAP) a las diferentes Administraciones Públicas. Gracias a este proceso, los alumnos que realizan los Cursos de Acceso a la Universidad para Mayores
y sus correspondientes pruebas de acceso pueden obtener sus papeletas oficiales de calificaciones con firma electrónica y código CVS, lo cual facilita el cotejo por parte de las universidades de destino. En su primera semana se entregaron más de 3.000 papeletas, de las cuales 1.800 se generaron en las primeras 12 horas, cifras que muestran el volumen de trámites que se pueden evitar gracias a este sistema.
Hasta ahora, los estudiantes se encontraban con numerosas trabas porque las papeletas que se emitían no iban firmadas. Por ello, en múltiples ocasiones el alumno debía solicitar una nueva papeleta que generaba un trámite administrativo más –imprimirla, firmarla y enviarla o entregarla en mano- y que se producía en situaciones de alto estrés debido a la brevedad de los plazos para reservar plaza en las distintas universidades.
Cotejo inmediato y doble comprobación
Al incorporar la firma electrónica y el código CSV de recuperación, la administración de destino puede cotejar de forma inmediata el documento en la sede electrónica de la UNED , que a su vez está integrada con la del ministerio y emplea sus mismos procesos.
Este proceso ha implicado al equipo de calificaciones y al de administración electrónica por parte de la UNED. Ha implicado igualmente al equipo del portafirmas por parte del MINHAP. El resultado final ha sido una papeleta que va firmada electrónicamente e incorpora código CSV. Se trata de un sistema doble de comprobación y cotejode la papeleta que es vinculante jurídicamente.
La UNED, universidad pionera
La UNED se convierte así en una universidad pionera en la integración de procesos informáticos, puesto que se integran procesos preexistentes disponibles en los servicios informáticos de varias administraciones. El esfuerzo común por parte de ambas entidades se enmarca dentro de un compromiso previo que busca la extensión de la administración electrónica a todos los ámbitos de la universidad. Así, en la UNED ya es obligatorio el uso de la factura electrónica y son varios los trámites que se pueden realizar mediante la sede electrónica.
En su deseo de seguir progresando en las relaciones con el MINHAP, la UNED tiene previsto contar con un BICI (Boletín Interno de Coordinación Informativa), tanto completo como segmentado, con códigos CSV; incorporar más trámites a la sede electrónica y se encuentra ahora participando con el MINHAP en el proyecto piloto de Archive, una solución de archivo electrónico, que se sitúa dentro de las líneas estratégicas de la Dirección de Tecnologías de la Información y Comunicaciones, del MINHAP, para seguir aportando soluciones horizontales a todas las Administraciones Públicas, en ámbitos tan variados como las Notificaciones Centralizadas, Gestión Documental y su adaptación al ENI, Servicios Avanzados de Sede Electrónica, Factura Electrónica, Transparencia, Intermediación, y un largo etcétera que persigue la racionalización y la reutilización de los Sistemas Informáticos, aprovechando en muchos casos tecnologías punteras, como servicios Cloud, con el objetivo último de mejorar la eficiencia y los servicios ciudadanos.
