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Política de gestión de documentos electrónicos

Una Política de gestión de documentos electrónicos contiene orientaciones o directrices que define una organización para la creación y gestión de documentos auténticos, fiables y disponibles a lo largo del tiempo, de acuerdo con las funciones y actividades que le son propias. La política se aprueba al más alto nivel dentro de la organización, y asigna responsabilidades en cuanto a la coordinación, aplicación, supervisión y gestión del programa de tratamiento de los documentos a través de su ciclo de vida.

La  Norma Técnica de Interoperabilidad de Política de gestión de documentos electrónicos(Abre en nueva ventana) , tiene por objeto establecer las directrices para la definición de políticas de gestión de documentos electrónicos.

La  Guía de aplicación de la Norma Técnica de Interoperabilidad de Política de gestión de documentos electrónicos(Abre en nueva ventana)  sirve como herramienta de apoyo para la aplicación e implementación de lo dispuesto en la NTI; su contenido incluye tanto citas explícitas al texto de la NTI como explicaciones y contenidos complementarios a aquélla.

El  Modelo de política de gestión de documentos electrónicos(Abre en nueva ventana)  tiene como objetivo servir como referencia genérica para la elaboración de una Política de Gestión de documentos electrónicos conforme al Esquema Nacional de Interoperabilidad, siguiendo lo dispuesto en la Norma Técnica de Interoperabilidad y en su correspondiente Guía de Aplicación.

El  Modelo A de política de gestión de documentos electrónicos para entidades locales(Abre en nueva ventana) (PGD-eL) es el resultado del trabajo desarrollado por las organizaciones valencianas del Colegio de Secretarios, Interventores y Tesoreros de la Administración Local (COSITAL), Asociación de técnicos de Informática de la Administración Local (ATIAL) y grupo de archiveros y técnicos especializados en gestión documental.

El Modelo B de política de gestión de documentos electrónicos para entidades locales (Abre en nueva ventana) (PGD-eL) elaborado por el Subgrupo de trabajo de Política de Gestión de Documentos Electrónicos Tipo para Entidades Locales, creado en el Grupo de trabajo de Documento, Expediente y Archivo Electrónico, de la Comisión Sectorial de Administración Electrónica.

Contienen ambos modelos orientativos de política de gestión documental local, A y B, cuadro de clasificación funcional e índice de series documentales que permitirán la gestión de los documentos electrónicos de los ayuntamientos, en el marco del Esquema Nacional de Interoperabilidad, (ENI). Interesa a las entidades locales, especialmente de aquéllas más pequeñas y con más dificultades para elaborar una política de gestión de documentos electrónicos.

A continuación se recogen algunos ejemplos de políticas de gestión de documentos electrónicos que se han elaborado y publicado desde diferentes ámbitos de las Administraciones Públicas.

Administración General del Estado

Ministerio de Educación, Cultura y Deporte

Política de Gestión de Documentos Electrónicos del Ministerio de Educación, Cultura y Deporte.

Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas

Política de Gestión de Documentos Electrónicos del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas

Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas

Política de Gestión de Documentos Electrónicos del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas - Ponencias complementarias al documento

Comunidades Autónomas

Cataluña

ORDEN CLT/172/2014, de 14 de mayo, por la que se aprueba el protocolo de gestión de documentos electrónicos y archivo de la Generalidad de Cataluña

Entidades Locales

Diputación de Barcelona

ANUNCI d'aprovació de la Política de Gestió Documental de la Diputació de Barcelona

Diputación de Valladolid

Resolución de la Presidencia 3994/2015, por la que se aprueba la Política de gestión de documentos de la Diputación Provincial de Valladolid

Universidades

Universidad Pública de Navarra

El Consejo de Gobierno, en sesión de 10 de septiembre de 2019, aprueba la nueva versión de la Política de Gestión de Documentos Electrónicos de la Universidad  Pública de Navarra.

Universidad de Valladolid

Política de gestión de documentos electrónicos de la Universidad de Valladolid. Documento aprobado en Consejo de Gobierno de 14 de diciembre de 2016.

Universidad de Murcia

Política de Gestión de Documentos Electrónicos de la Universidad de Murcia. Documento aprobado en Consejo de Gobierno de 13 de febrero de 2014.

Otras instituciones

Junta General del Principado de Asturias

Normas de política de gestión de documentos electrónicos de la Junta General del Principado de Asturias 

Ejemplos de Cuadros de Clasificación de Entidades Locales

Model de quadre de classificació d'ajuntaments i consells comarcals. Generalitat de Catalunya

Cuadro de Clasificación de Fondos de Archivos Municipales. Grupo de Archiveros Municipales de Madrid

Propuesta de Cuadro de Clasificación de Fondos de Ayuntamientos. Mesa de Trabajo sobre Organización de Archivos Municipales

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