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Policy of electronic document management

A policy of electronic document management contains guidance or guidelines that defines an organization for the creation and management of genuine documents, reliable and available over time, according to the functions and activities specific to it. The policy was adopted at the highest level within the organization, and assigns responsibilities concerning coordination, implementation, monitoring and management of treatment program of documents through its life cycle.

The Norma Técnica de Interoperabilidad de Política de gestión de documentos electrónicos (Opens in new window) , aims to establish guidelines for defining policies of electronic document management.

The Guía de aplicación de la Norma Técnica de Interoperabilidad de Política de gestión de documentos electrónicos (Opens in new window)  sirve como herramienta de apoyo para la aplicación e implementación de lo dispuesto en la NTI; su contenido incluye tanto citas explícitas al texto de la NTI como explicaciones y contenidos complementarios a aquélla.

Political models electronic document management

  • The Political model electronic document management (Opens in new window) aims to serve as a generic reference for the elaboration of a policy of electronic document management according to national Schema Interoperability, following the Technical Standard of interoperability and in its corresponding Application guide.
  • The Modelo A de política de gestión de documentos electrónicos para entidades locales (Opens in new window) (PGD-eL) es el resultado del trabajo desarrollado por las organizaciones valencianas del Colegio de Secretarios, Interventores y Tesoreros de la Administración Local (COSITAL), Asociación de técnicos de Informática de la Administración Local (ATIAL) y grupo de archiveros y técnicos especializados en gestión documental.
  • The B model of management policy of electronic documents for local entities (Opens in new window) (PGD-eL) elaborado por el Subgrupo de trabajo de Política de Gestión de Documentos Electrónicos Tipo para Entidades Locales, creado en el Grupo de trabajo de Documento, Expediente y Archivo Electrónico, de la Comisión Sectorial de Administración Electrónica.

Ambos modelos A y B contienen modelos orientativos de política de gestión documental local, cuadro de clasificación funcional e índice de series documentales que permitirán la gestión de los documentos electrónicos de los ayuntamientos, en el marco del Esquema Nacional de Interoperabilidad, (ENI). Interesa a las entidades locales, especialmente de aquéllas más pequeñas y con más dificultades para elaborar una política de gestión de documentos electrónicos.

A continuación se recogen algunos ejemplos de políticas de gestión de documentos electrónicos que se han elaborado y publicado desde diferentes ámbitos de las Administraciones Públicas.

    General Administration of the state

    Finance ministry & Political ministry Territorial and Public Function

    The following guides develop the policy document management both joint ministerial departments:

    Download 01 _ guide policy implementation implantation (Opens in new window)  

    Download 01 guide policy implementation implantation (Opens in new window)  

    Download 02 _ guide capture registration application (Opens in new window)

    Download 02 guide capture registration application (Opens in new window)

    Download 03 guide classification implementation (Opens in new window)  

    Download 03 guide classification implementation (Opens in new window)

    Download 04 guide application description (Opens in new window)  

    Download 04 guide application description (Opens in new window)  

    Download 05 guide information access Guide (Opens in new window)  

    Download 05 guide application access information (Opens in new window)  

    Download 06 guide rating implementation (Opens in new window)  

    Download 06 guide rating implementation (Opens in new window)  

    Download 07 guide conservation implementation (Opens in new window)  

    Download 07 guide conservation implementation (Opens in new window)  

    Download 08 guide application transfer (Opens in new window)  

    Download 08 guide application transfer (Opens in new window)  

    Download 09 guide implementation phase (Opens in new window)  

    Download 09 guide implementation phase (Opens in new window)  

    10 Download managers agents application guide documentary (Opens in new window)  

    10 Download managers agents application guide documentary (Opens in new window)  

    Download scanning application guide 11 (Opens in new window)  

    Download scanning application guide 11 (Opens in new window)  

     

    Ministry of education, culture and sport

    Policy of electronic document management of the ministry of education, culture and Sport.

    Finance ministry and public administrations

    Política de Gestión de Documentos Electrónicos del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas

    Finance ministry and public administrations

    Política de Gestión de Documentos Electrónicos del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas - Ponencias complementarias al documento

    Autonomous Communities

    Catalonia

    ORDEN CLT/172/2014, de 14 de mayo, por la que se aprueba el protocolo de gestión de documentos electrónicos y archivo de la Generalidad de Cataluña

    Local Entities

    Development of Barcelona

    ANUNCI d'aprovació de la Política de Gestió Documental de la Diputació de Barcelona

    Development of Valladolid

    Resolución de la Presidencia 3994/2015, por la que se aprueba la Política de gestión de documentos de la Diputación Provincial de Valladolid

    Universities

    Navarra public university

    El Consejo de Gobierno, en sesión de 10 de septiembre de 2019, aprueba la nueva versión de la Política de Gestión de Documentos Electrónicos de la Universidad  Pública de Navarra.

    Valladolid university

    Política de gestión de documentos electrónicos de la Universidad de Valladolid. Documento aprobado en Consejo de Gobierno de 14 de diciembre de 2016.

    CRM

    Policy of electronic document management of the university in Murcia. Document adopted in Governing council of 13 February 2014.

    Other institutions

    General Meeting of the principality of Asturias

    Normas de política de gestión de documentos electrónicos de la Junta General del Principado de Asturias 

    Senate spain

    Documentary management policy Senate approved by the Senate Table at its meeting on 28 April 2020.

    Examples of tables of classification of Local Entities

    Model de quadre de classificació d'ajuntaments i consells comarcals. Generalitat de Catalunya

    Cuadro de Clasificación de Fondos de Archivos Municipales. Grupo de Archiveros Municipales de Madrid

    Proposal for a Table of classification of funds from Municipalities. Work table on Municipal Organization of files

    General access point
    General access point