Metadades de gestió de documents
La definició genèrica de ‘metadada’, segons figura en l'Esquema Nacional d'Interoperabilitat, és “dada que definix i descriu altres dades". Existixen diferents tipus de metadades segons la seua aplicació.
L'article article 42 del Reial decret 1671/2009
, de 6 de noviembre, al desarrollar las disposiciones comunes sobre los documentos electrónicos, define ‘metadato’ como “cualquier tipo de información en forma electrónica asociada a los documentos electrónicos, de carácter instrumental e independiente de su contenido, destinada al conocimiento inmediato y automatizable de alguna de sus características, con la finalidad de garantizar la disponibilidad, el acceso, la conservación y la interoperabilidad del propio documento”.
El Reial decret 4/2010 definix també ‘metadada de gestió de documents’ com a “informació estructurada o semiestructurada que fa possible la creació, gestió i ús de documents al llarg del temps en el context de la seua creació. Les metadades de gestió de documents servixen per a identificar, autenticar i contextualitzar documents, i de la mateixa manera a les persones, els processos i els sistemes que els creen, gestionen, mantenen i utilitzen”.
Així mateix, definix ‘esquema de metadades’ com a “instrument que definix la incorporació i gestió de les metadades de contingut, context i estructura dels documents electrònics al llarg del seu cicle de vida”.
El documente i l'expedient expedient electrònic porten metadades mínimes obligatòries i poden incorporar metadades complementàries. La Norma Tècnica d'Interoperabilitat de Política de gestió de documents electrònics tracta en el seu apartat VII l'assignació de metadades.
L'Esquema Esquema de Metadades per a la Gestió del Document Electrònic (i-EMGDE) , mencionado por la norma técnica de interoperabilidad de Política de gestión de documentos electrónicos en su apartado VII.4, podrá ser usado como referencia y herramienta de apoyo para la adecuación de cada organización a los requisitos de interoperabilidad en materia de gestión de documentos.
L'esquema i-EMGDE establix:
- El modelo conceptual en el que se apoya el modelo de metadatos, sus propiedades y su lógica subyacente.
- La descripció de cadascun dels elements i sub-elements de metadades, a través de la descripció de cadascuna de les seues característiques: definició, propòsit, obligatorietat, etc.
- Els esquemes de valors necessaris per a emplenar els valors dels elements de metadades pertinents.
- Les referències a les normes utilitzades com a base, així com a altres normes de possible utilitat.
L'Exemple Exemple d'aplicació de l'Esquema de Metadades per a la Gestió del Document Electrònic (i-EMGDE) mostra un exemple de com s'aplicaria l'Esquema de Metadades per a la Gestió del Document Electrònic per a un document electrònic que serà intercanviat i que, per tant, haurà de contindre les metadades mínimes obligatòries des d'una perspectiva funcional.
