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Metadata

Los metadatos de gestión de documentos sirven para identificar, autenticar y contextualizar documentos. Mientras que  un esquema de metadatos define la incorporación y gestión de los metadatos de los documentos electrónicos a lo largo de su ciclo de vida. Esta sección ofrece recursos relativos al Esquema de Metadatos para la Gestión del Documento Electrónico.

Metadata document management

The generic definition of ‘ metadata ’, as shown in the national Schema Interoperability, is “ data that defines and describes other data ". There are different types of metadata according to their implementation.

The article 42 of the royal decree 1671 / 2009 (Opens in new window) , de 6 de noviembre, al desarrollar las disposiciones comunes sobre los documentos electrónicos, define ‘metadato’ como “cualquier tipo de información en forma electrónica asociada a los documentos electrónicos, de carácter instrumental e independiente de su contenido, destinada al conocimiento inmediato y automatizable de alguna de sus características, con la finalidad de garantizar la disponibilidad, el acceso, la conservación y la interoperabilidad del propio documento”.

El Real Decreto 4/2010 define también ‘metadato de gestión de documentos’ como “información estructurada o semiestructurada que hace posible la creación, gestión y uso de documentos a lo largo del tiempo en el contexto de su creación. Los metadatos de gestión de documentos sirven para identificar, autenticar y contextualizar documentos, y del mismo modo a las personas, los procesos y los sistemas que los crean, gestionan, mantienen y utilizan”.

Así mismo, define ‘esquema de metadatos’ como “instrumento que define la incorporación y gestión de los metadatos de contenido, contexto y estructura de los documentos electrónicos a lo largo de su ciclo de vida”.

The document and electronic file minimum metadata are mandatory and can incorporate complementary metadata. Norma Técnica de Interoperabilidad de Política de gestión de documentos electrónicos trafficking in his VII allocation of metadata.

The Metadata schema for the management of Electronic Document (e-EMGDE) (Opens in new window) , mencionado por la norma técnica de interoperabilidad de Política de gestión de documentos electrónicos en su apartado VII.4, podrá ser usado como referencia y herramienta de apoyo para la adecuación de cada organización a los requisitos de interoperabilidad en materia de gestión de documentos.

The schema e-EMGDE states:

  • El modelo conceptual en el que se apoya el modelo de metadatos, sus propiedades y su lógica subyacente.
  • La descripción de cada uno de los elementos y sub-elementos de metadatos, a través de la descripción de cada una de sus características: definición, propósito, obligatoriedad, etc.
  • Los esquemas de valores necesarios para cumplimentar los valores de los elementos de metadatos pertinentes.
  • Las referencias a las normas utilizadas como base, así como a otras normas de posible utilidad.

The Ejemplo de aplicación del Esquema de Metadatos para la Gestión del Documento Electrónico (e-EMGDE) (Opens in new window) muestra un ejemplo de cómo se aplicaría el Esquema de Metadatos para la Gestión del Documento Electrónico para un documento electrónico que será intercambiado y que, por tanto, deberá contener los metadatos mínimos obligatorios desde una perspectiva funcional.

 

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