DocelWeb admet dos maneres de funcionament: Una primera manera automàtica, pel qual són les aplicacions d'Administració pressupostària les que generen (i si escau, anul·len) sol·licituds de firma en DocelWeb. Cada sol·licitud està integrada per un conjunt de documents, que poden estar classificats en carpetes, dels quals un o varis s'inclouen per a la firma i la resta per a conformar la decisió de firma pel receptor. Una vegada analitzada la sol·licitud per part del receptor, est podrà firmar-la i retornar-la, o bé retornar-la sense firmar. En tot cas, la devolució comportarà la corresponent notificació des de DocelWeb cap a l'aplicació que va generar la sol·licitud. La segona manera de funcionament, la manera manual, permet als usuaris de DocelWeb crear les seues pròpies sol·licituds de firma, aportant documents des del seu PC. Una vegada creades, les sol·licituds poden seguir un flux de firma lliure, en el qual un usuari pot optar per firmar i/o reenviar la sol·licitud a un altre usuari, etc. En tots dos maneres de funcionament, es destaquen a continuació les següents opcions de personalització de la bústia disponibles per a tots els usuaris:
Notificació per correu dels canvis que es produïsquen en les sol·licituds de la seua bústia.
Agrupació de totes les notificacions i enviament d'un correu diari amb el resum d'activitat.
Notificació per correu de les còpies imprimibles corresponents a tots els documents que es firmen.
Notificació per correu de les còpies imprimibles dels documents que arriben a la bústia d'entrada de l'usuari.
Establiment d'un revisor únic per a totes les sol·licituds que es reben, o bé d'un revisor a nivell de cada aplicació. El revisor podrà ser preceptiu o facultatiu.
Definició d'informació addicional a incloure per defecte en les firmes electròniques que es generen (indicació del caracter de còpia, rol de firmant, etc.).
Definició d'observacions a incloure per defecte en les sol·licituds.
Establiment d'un període d'absència amb possibilitat d'especificar un substitut.
Visualització de documents en paral·lel (visor doble).
La còpia imprimible és un document PDF/Al fet que pot descarregar-se per a cada document firmat en DocelWeb. El seu contingut és el corresponent al document original (transformat si escau a PDF), però a més inclou unes marques d'aigua amb informació sobre les firmes que incorpore si escau la seua versió firmada, un codi localitzador i una URL de verificació."
La integració de DocelWeb amb altres aplicacions d'Administració pressupostària es realitza a través d'una façana interna de servicis web, i es basa en l'ús compartit de la plataforma corporativa de firma electrònica (SGIFE). Açò implica, entre uns altres, que no s'intercanvien els documents en si, sinó únicament identificadors corresponents als documents emmagatzemats prèviament en aquesta plataforma. En el cas d'aplicacions externes a l'Administració pressupostària, esta integració es realitza a través de la Interfície Genèrica Portasignatures (veure Àrea Descarregues), amb autenticació de missatges SOAP mitjançant W-Security i intercanvi de documents codificats en base64. En relació a la firma electrònica, DocelWeb implementa la firma trifàsica síncrona i en diferit combinant l'ús d'un applet amb els servicis oferits per SGIFE, emprant l'estàndard ETSI 101 903 (XAdES). La versió concreta de l'estàndard empleada vé especificada en la manera automàtica per les aplicacions, i en la manera manual pel propi usuari.
