Trama dispone de dos funcionalidades principales: el control de presencia y la tramitación electrónica de permisos e incidencias.
Es posible hacer uso de ambas funcionalidades o usar Trama únicamente para la solicitud y tramitación de permisos e incidencias.
El control de presencia que ofrece TRAMA es por ordenador, online, y puede realizarse mediante certificado electrónico y/o usuario y contraseña. Existe la posibilidad adicional de adaptar dispositivos físicos para el fichaje, como relojes o tornos, mediante servicios web que ofrecemos para tal fin. Pueden convivir ambas opciones de fichaje para cada empleado, o utilizar únicamente el fichaje online.
Las principales funcionalidades del control de presencia son:
Definición del personal: definición de los datos del personal a dar servicio, incluyendo localización física y administrativa. Además de otros datos relativos al control horario como el turno, la flexibilidad horaria, etc.
Control sobre los tipos de turnos: se pueden definir turnos horarios por franjas horarias (flexibe, obligatorio, sin efecto), cambiando el tratamiento de estas. Se pueden crear tantos turnos diferentes, como tipos de jornada se realizan en el organismo.
Comida y desayuno: el sistema permite el control de las pausas de desayuno y comida y sus cálculos correspondientes a efectos de saldo horario.
Asignación de calendarios con plantillas: realización de calendarios laborales (integrados por turnos diarios) por medio de plantillas reutilizables y asignación masiva para una actualización rápida de todo el personal.
Fichajes con certificado o con usuario y contraseña: fácil y rápido, desde el PC del usuario y con consultas semanales y mensuales.
Control manual: por parte de control de efectivos, para poder corregir cualquier anomalía o excepción de forma directa.
Informes: de horas calculando el saldo horario, de absentismo, de inclumplimiento horario, de vacaciones y asuntos particulares disfrutadas, por permiso o incidencia ... Se pueden filtrar por departamentos, por edificio o para uno o unos pocos empleados...
Las principales funcionalidades de la tramitación de permisos e incidencias son:
Solicitud de permisos e incidencias: los empleados públicos realizan las solicitudes mediante un formulario electrónico donde introducir los datos necesarios (fechas, observaciones, documentación adjunta…). Opcionalmente se pueden firmar.
Tramitación de permisos e incidencias: la validación se realiza en ninguno, en uno o en dos niveles (responsable del equipo de trabajo, responsable del departamento) antes de su aprobación por parte del departamento de personal.
Consulta de trámites: la tramitación se realiza mediante un flujo que almacena el estado de cada solicitud, lo que permite la búsqueda y consulta de los estados de los trámites solicitados o a validar por los responsables.
Calendario: los empleados pueden consultar sus fichajes y permisos e incidencias en un calendario, pudiendo realizar consultas para cualquier periodo de tiempo, y la posibilidad de exportar los resultados a una hoja Excel.
Área de personal: se pueden configurar los superiores de cada empleado en el caso de contar con recorrido de validación para aprobar sus trámites, y para construir el árbol jerárquico. También pueden definirse suplencias para la aprobación de permisos e incidencias.
Consulta del árbol de empleados: los gestores con un equipo a cargo pueden consultar el calendario para cualquiera de sus empleados.
Consulta del cuadrante de vacaciones: los gestores con un equipo a cargo pueden consultar el cuadrante de vacaciones de sus empleados en un oeríodo determinado.
Administración de festivos: los gestores de la herramienta pueden administrar los festivos a tener en cuenta para las solicitudes de permisos. Se dispone de diferenciación en festivos nacionales, autonómicos y locales.
Control de personal: las unidades de personal disponen de un perfil para la administración de datos sobre permisos e incidencias (si se muestran o no a los usuarios, si es obligatorio adjuntar documentación, etc.), así como para la consulta de fichajes, permisos e incidencias de todo el personal.
Otras caracterísiticas y funcionalidades de Trama son:
Multiámbito: el sistema puede configurarse para la distribución del personal en distintos ámbitos, cada uno con su propia integración con un sistema de gestión de personal y su propio control de efectivos.
Configuración de organismo: donde se pueden configurar el logo del organismo, tiempo de cortesía en los fichajes (sólo para el fichaje online), uso de firma electrónica al fichar, solicitar o autorizar permisos e incidencias, configuración de la supresión de recorrido de validación o supresión de aprobacion de control de personal para cada permiso e incidencia,etc.
