El Plan de Transformación Digital de la AGE y sus OOPP ( https://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/pae_Estrategias/Estrategia-TIC-AGE.html ) constituye el marco estratégico TIC de la AGE y sus OOPP. En esta Estrategia TIC, se establecen tanto el Marco regulador para la declaración de servicios compartidos ( https://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/dam/jcr:cb9fa902-7a68-4255-bc0b-98ceed403058/20151002-Marco-regulador-declaracion-servicios-compartidos.pdf ), como la primera declaración de 14 servicios compartidos ( https://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/dam/jcr:ed0ea576-d9fc-4c7f-a8bf-45314ea5aaab/20151002-Declaracion-servicios-compartidos.pdf ).
Esta figura de servicios compartidos, creada por el Real Decreto 806/2014, de 19 de septiembre, es uno de los instrumentos operativos fundamentales de la nueva gobernanza TIC y se encuadra dentro del objetivo estratégico 3 de la Estrategia “Mayor eficiencia en la prestación de los servicios TIC”, concretamente la línea de acción 6 “Proveer de manera compartida servicios comunes”.
Pues bien el servicio de registro GEISER es la pieza principal del Servicio Compartido de Gestión de Registro recogido entre los 14 servicios compartidos de la Estrategia TIC.
El servicio GEISER es actualmente de uso obligatorio para toda la AGE y sus OO.PP. El Comité Ejecutivo de la Comisión de Estrategia TIC podrá autorizar la excepción a aquellas unidades que dispongan de soluciones de registro específicas operativas y proporcionen las funcionalidades equivalentes o superiores a las del servicio compartido, cuando justifiquen que la estructura de costes de su solución, los costes de migración a la solución compartida y los requerimientos específicos y de integración con su arquitectura aconsejan el mantenimiento de la solución específica, así como cuando se evidencien razones de incapacidad del servicio común de implementar funcionalidades específicas que se identifiquen como imprescindibles para la Gestión del Organismo. En todos los casos, sin excepción alguna, será obligatoria la integración con el SIR de las soluciones específicas atendiendo al Esquema Nacional de Interoperabilidad, ENI y a los requerimientos legales contemplados en la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas ( https://boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2015-10565 ).
La incorporación de una entidad al sistema puede realizarse de inmediato ya que en la actualidad se cuenta con el sistema denominado GEISER, desarrollado por la SGAD, que satisface los requisitos de esta solución integral de registro y se encuentra plenamente operativo.
No obstante, el organismo que se adhiera al servicio deberá realizar una adecuación de sus medios humanos (formación y capacitación de usuarios), materiales (instalación de escáneres en los puestos de los usuarios) y técnicos (integración con aplicaciones sectoriales, en su caso).
GEISER es una solución integral de registro adecuada para cualquier organismo público, prestada en modo nube y que proporciona los servicios de Registro Electrónico, Registro Presencial, Intercambio de Registros Internos y Externos (a través de la plataforma del Sistema de Interconexión de Registros, SIR).
Sus principales características son:
- Uso en modo servicio (en la nube).
- Sólo requiere conexión a internet desde la Red SARA, certificado digital y escaner.
- Posee su propio libro de registro por lo cual sirve tanto para el registro de los propios asientos como los que están destinados hacia otras Administraciones ( a través de la plataforma SIR).
- Dispone de servicios web que permiten utilizar la información de GEISER por otros sistemas o aplicaciones.
- Permite la distribución de los asientos registrales a las unidades de tramitación.
- Actualmente se ofrece su uso en el ámbito de la Administración del Estado mediante convenio. Para más información acerca del instrumento jurídico de la solicitud del servicio:
https://administracionelectronica.gob.es/ctt/geiser/descargas
- Otras administraciones que tengan interés en GEISER pueden contactar con https://centrodeservicios.redsara.es/ayuda/consulta/GEISER
La aplicación GEISER cubre todas las necesidades de gestión de la documentación presentada por los ciudadanos en las oficinas de registro presencial de las administraciones, así como las necesidades de Registro de las sedes electrónicas. También cubre la gestión de recepción y envío de registros entre las unidades tramitadoras destinatarias de la documentación a las que prestan servicio las oficinas de registro dotadas de GEISER.
GEISER asegura la supresión del movimiento de papel mediante la digitalización de la documentación presentada por el ciudadano en las oficinas cumpliendo el Esquema Nacional de Interoperabilidad, de intercambio de registros en formato electrónico con todas las administraciones integradas en SIR, y de integración con las aplicaciones de tramitación para el intercambio de asientos y documentación, así como los requerimientos legales contemplados en la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas ( https://boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2015-10565 ).
En las oficinas de registro, GEISER gestiona los libros de registro de entrada/salida, permitiendo tanto la tradicional gestión en papel como la digitalización de la documentación presentada, cumpliendo con las Normas Técnicas de Interoperabilidad y con plena garantía legal.
GEISER permite el intercambio con otros organismos integrados en la plataforma SIR al contar con la certificación SICRES 3.0, así como gestionar el intercambio de documentación física con cualquier unidad de las distintas Administraciones Públicas.
En las unidades de tramitación, GEISER gestiona todos sus intercambios de documentación tanto en formato físico como electrónico:
- Recepción de la documentación desde la oficina de registro.
- Creación de salidas oficiales destinadas a otros organismos (permitiendo su envío en formato electrónico vía SIR para aquellos organismos integrados) o a ciudadanos.
- Intercambio con otras unidades tramitadoras del organismo.
El servicio GEISER ofrece las siguientes funcionalidades en las oficinas de registro:
- Alta de asientos de entrada en el registro oficial, permitiendo la digitalización de la documentación presentada por el ciudadano.
- Remisión de la documentación a las unidades tramitadoras.
- Intercambio con otras oficinas de registro mediante la plataforma SIR.
- Gestión de rechazos y reenvíos de asientos.
- Validación de asientos de salida emitidos por las unidades tramitadoras.
- Gestión de los envíos de documentación física.
- Gestión del libro de registro: plantillas de copia, listados, búsquedas, edición, etc.
Las siguientes funcionalidades en las unidades tramitadoras:
- Recepción de la documentación remitida por la oficina de registro, con posibilidad de rechazo y reenvío.
- Remisión de asientos a sub-unidades dependientes de la unidad propia.
- Intercambio de registros con otras unidades tramitadoras.
- Generación de asientos de salida oficiales, tanto a organismos (con posibilidad de formato electrónico para los integrados en el Sistema de Interconexión de Registros, SIR) como a ciudadanos.
- Gestión de las sub-unidades propias.
- Gestión de un registro interno de entrada/salida.
GEISER dispone de servicios de interconexión con otras aplicaciones.
Estos servicios cubren tipos de funcionalidades diferenciadas.
- Más información en: https://se-rgeco.redsara.es/rgeco/
