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Integrated management of registration services (SONG)

  • Short Name:
    CONSERVATIONISTS
    Summary:
    CONSERVATIONISTS (integrated management of registration services) is an integral solution of registration which works in cloud mode to provide the service for any public body, that covers both the management of their registration offices input/output as the reception and dispatch of rows in target tramitadoras units of documentation.

    El servicio de registro GEISER es la pieza principal del Servicio Compartido de Gestión de Registro.
    La aplicación permite la digitalización de la documentación presentada por el ciudadano en las oficinas, y al contar con certificación SICRES 3.0 posibilita el intercambio de registros en formato electrónico con otros organismos conectados a la plataforma SIR.
    Para solicitar el servicio GEISER es necesario firmar un Convenio. Toda la información se encuentra en la pestaña Descargas: Instrumento Jurídico para el Consumo del Servicio
    Target audience:
    , Councils and Assemblies Scenario, AGE, municipalities of large population, REGIONAL GOVERNMENTS
    Agencies Responsible:
    Ministry of economic affairs and Digital Transformation
    Secretariat of digitization status and Artificial intelligence
    General Secretariat of Digital Administration
    Usage:
    Service in network to end user
    Contact:

    Focus integrators and Developers (CAID):  

    https :// ssweb.seap.minhap.es/help/consultation/conservationists

    List of notifications:

    There is a distribution list for users SONG, through which are broadcast notifications on:

    • Changes in the implementation
    • Incidences and problems
    • News

    Both users and technical personnel managers of public administrations, you can subscribe to this list if you wish to receive such notices. Can register in the following link (Opens in new window) .

    Type of Solution:
    Infrastructure or common service
    Status of the Solution:
    Production
    Organic Area:
    State
    Technical Area:
    Horizontal services for the AA.PP, websites, electronic headquarters and attention to the citizen, support for the electronic processing
    Functional Area:
    Government and the public Sector
    License:
    Not implemented
    Interoperability level:
    Technical
    Programming language:
    JAVA
    Operating system:
    Any

    Description

    “El Plan de Transformación Digital de la AGE y sus OOPP

    ( https :// administracionelectronica.gob.es/pae _ Home/pae _ Strategies/Estrategia-TIC-AGE.html ) constituye el marco estratégico TIC de la AGE y sus OOPP. En esta Estrategia TIC, se establecen tanto el Marco regulador para la declaración de servicios compartidos

    ( https :// administracionelectronica.gob.es/pae _ Home/dam/jcr: cb9fa902-7a68-4255-bc0b-98ceed403058/20151002-Marco-regulador-declaracion-servicios-compartidos.pdf ),

    as the first statement of 14 shared services

    ( https :// administracionelectronica.gob.es/pae _ Home/dam/jcr: ed0ea576-d9fc-4c7f-a8bf-45314ea5aaab/20151002-Declaracion-servicios-compartidos.pdf ).

    This figure of shared services, created by the Royal Decree 806/2014, 19 September, is one of the key operational instruments of the new governance TIC and falls within the strategic objective 3 of the strategy “ greater efficiency in the provision of services TIC ”, specifically the line of action 6 “ providing shared common services ”.

    Well the SONG registration service is the centrepiece of the Shared Service registration management collected between 14 shared services of the TIC Strategy. ”

    El servicio GEISER es actualmente de uso obligatorio para toda la AGE y sus OO.PP. El Comité Ejecutivo de la Comisión de Estrategia TIC podrá autorizar la excepción a aquellas unidades que dispongan de soluciones de registro específicas operativas y proporcionen las funcionalidades equivalentes o superiores a las del servicio compartido, cuando justifiquen que la estructura de costes de su solución, los costes de migración a la solución compartida y los requerimientos específicos y de integración con su arquitectura aconsejan el mantenimiento de la solución específica, así como cuando se evidencien razones de incapacidad del servicio común de implementar funcionalidades específicas que se identifiquen como imprescindibles para la Gestión del Organismo. En todos los casos, sin excepción alguna, será obligatoria la integración con el SIR de las soluciones específicas atendiendo al Esquema Nacional de Interoperabilidad, ENI y a los requerimientos legales contemplados en la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas ( https :// boe.es/daily _ boe/txt.php? id = BOE-A-2015-10565 ).

    The incorporation of an entity to the system can be done immediately since currently with the SONG called system, developed by the SGAD, which meets the requirements of this comprehensive solution for registration and is fully operational.
    Nevertheless, the agency to accede to the service should conduct an alignment of their human means (education and training of users), materials (scanners installation in positions of users) and technicians (integration with sectoral applications, in his case).

    CONSERVATIONISTS is an integral solution of registration suitable for any public body, given in mode and cloud that provides services of Electronic Registration, registration Presencial, exchange of internal and external searches (through the platform of the network system records, SIR).

    Its main features are:

    • Use service mode (in the cloud).
    • Sólo requiere conexión a internet desde la Red SARA, certificado digital y escaner.
    • Has its own log book by which serves both for the registration of the seats themselves as those aimed towards other administrations (through the platform SIR).
    • Dispone de servicios web que permiten utilizar la información de GEISER por otros sistemas o aplicaciones.
    • Allows the distribution of the registry records to processing units.
    • Currently offers its use in the area of the state administration through convention. For more information about the legal instrument of the application of service:

    https :// administracionelectronica.gob.es/ctt conservationists/downloads/

    The application CONSERVATIONISTS covers all the management needs of the documentation submitted by citizens in registry offices presencial of administrations, as well as the needs of registration of electronic headquarters. Also covers the management of reception and sending of rows between units tramitadoras receivers of the documentation they serve registry offices with SONG.

    GEISER asegura la supresión del movimiento de papel mediante la digitalización de la documentación presentada por el ciudadano en las oficinas cumpliendo el Esquema Nacional de Interoperabilidad, de intercambio de registros en formato electrónico con todas las administraciones integradas en SIR, y de integración con las aplicaciones de tramitación para el intercambio de asientos y documentación, así como los requerimientos legales contemplados en la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas ( https :// boe.es/daily _ boe/txt.php? id = BOE-A-2015-10565 ).

    En las oficinas de registro, GEISER gestiona los libros de registro de entrada/salida, permitiendo tanto la tradicional gestión en papel como la digitalización de la documentación presentada, cumpliendo con las Normas Técnicas de Interoperabilidad y con plena garantía legal.

    CONSERVATIONISTS allows the exchange with other agencies integrated into the platform SIR having the certification SICRES 3.0, as well as manage the exchange of physical documentation with any unit of the different Public administrations.

    In processing units, CONSERVATIONISTS manages all their exchanges of documentation in both physical and electronic format:

    • Reception of documentation from the registry office.
    • Creación de salidas oficiales destinadas a otros organismos (permitiendo su envío en formato electrónico vía SIR para aquellos organismos integrados) o a ciudadanos.
    • Exchange with other units tramitadoras the agency.

    CONSERVATIONISTS service offers the following functionality in registry offices:

    • Alta de asientos de entrada en el registro oficial, permitiendo la digitalización de la documentación presentada por el ciudadano.
    • Transfer of the documentation tramitadoras units.
    • Exchange with other offices of row by SIR platform.
    • Management of rejections and replay of seats.
    • Validation of exit seats emitted by tramitadoras units.
    • Shipments of physical documentation.
    • Management of the log book: copy templates, lists, searches, editing, etc.

    The following features tramitadoras units:

    • Recepción de la documentación remitida por la oficina de registro, con posibilidad de rechazo y reenvío.
    • Transfer of seats at sub-unidades dependent on the unity of its own.
    • Record exchange with other units tramitadoras.
    • Generación de asientos de salida oficiales, tanto a organismos (con posibilidad de formato electrónico para los integrados en el Sistema de Interconexión de Registros, SIR) como a ciudadanos.
    • Sub-unidades management of their own.
    • Management of an internal registry entry/exit.

    CONSERVATIONISTS services available interconnection with other applications.
    These services cover types of functionalities differentiated.

     

     

    News

    12 January 2016

    La Universidad de Zaragoza se incorpora al Servicio Compartido de Gestión del Registro Unshade accordion

    The University of Zaragoza has begun to use the SONG application for the management of their registration offices entry/exit and the connection with the platform SIR exchange of rows in electronic format, incorporating the use of Shared Service management DTIC registry.

    The University will manage through this system exchange of documentation in both physical and electronic format among its 20 offices of registration and nearly 200 units and departments, as well as the exchange of registration and electronic documentation with the rest of agencies integrated into the platform SIR.

    Se trata de la primera universidad pública en adherirse a este servicio compartido y el primer organismo fuera de la Administración General del Estado en utilizar la aplicación GEISER de gestión del registro, beneficiándose así de la racionalización y eficiencia en el uso de los recursos informáticos que supone la utilización de herramientas comunes y servicios compartidos.

    Esta incorporación supone además un impulso muy importante para la gestión electrónica de los procedimientos de la Universidad de Zaragoza, avanzando de esta manera en la adopción de la administración sin papeles con la consiguiente mejora de la eficacia administrativa que redunda en un mejor servicio al ciudadano.

    More information in the CTT on solutions CONSERVATIONISTS and SIR

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