El proyecto consistió en la puesta en marcha y ejecución de una Oficina de soporte a las unidades responsables del desarrollo de la AE en la coordinación, seguimiento y control de la evolución, implantación y explotación de las distintas medidas de modernización y mejora de la Administración regional, dando apoyo y asistencia especializada y experta en los trabajos de control y seguimiento de los proyectos, recopilación de información y documentación asociada, generación de informes, apoyo en la comunicación y divulgación y seguimiento de la evolución de la AE. Desde el punto de vista funcional, las labores de la Oficina consistían en:
Constituirse en principal agente impulsor, coordinador y dinamizador de las distintas acciones de modernización y desarrollo de la AE en el marco de la Comunidad de Madrid.
Apoyo integral en tareas administrativas y técnicas y asesoramiento especializado, permanente independiente en relación con los distintos ámbitos de la gestión de los proyectos de AE.
Diseño de indicadores, monitorización, seguimiento y explotación permanente del estado y grado de avance de los proyectos y del uso de los servicios de AE por ciudadanos, empresas y empleados públicos, identificando posibles desviaciones y diseñando acciones de mejora.
Diseñar, construir y mantener actualizadas las herramientas de trabajo y las BBDD de documentación (entre los proyectos gestionados está el rediseño de procedimientos, por lo que una herramienta clave de gestión era el Inventario de Procedimientos).
Ser fuente de generación de ideas a la hora de identificar, diseñar y poner en marcha nuevas e innovadoras iniciativas y proyectos (OpenGovernment, Reducción de cargas administrativas, simplificación y rediseño de procedimientos, posicionamiento en redes sociales, etc.).
Desde el punto de vista organizativo, la Oficina llevó a cabo la interlocución y coordinación entre la DGCSyAC e ICM y los distintos agentes y proyectos, así como la homogenización y normalización de los distintos proyectos de AE y modernización en la Comunidad de Madrid.
Desde el punto de vista operativo, se diseñaron e implantaron un conjunto de protocolos y procedimientos destinados a la coordinación de agentes, gestión de proyectos, seguimiento de iniciativas, gestión documental y del conocimiento asociado a los proyectos, gestión del cambio y formación y comunicación y difusión de logros y resultados.
Para la exitosa actividad de la Oficina ha sido clave disponer de un conjunto de herramientas e instrumentos que se pueden clasificar por categorías: Seguimiento de proyectos (DotProject), gestión de versiones (Borland StarTeam), Gestión documental, comunicación y difusión (Joomla), aplicaciones desarrolladas en PHP, diagramación de flujos (Bizagi y MS Visio), gestión de incidencias (Remedy, Mantis), etc.
