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Introduction of integrated solution for the development of the processing of different Administrative Procedures

  • Short Name:
    Derveni
    Summary:
    The introduction of Derveni Today allows the management of files, registry entry and exit municipal documents and digital archive. Also allows the electronic signature and the generation of municipal reports
    Target audience:
    Local Entities
    Agencies Responsible:
    Madrid
    Brunete City
    Usage:
    Installable product
    Contact:

    Marjorie Jordá López
    Tf: 663811151
    e-mail: informatica@brunete.org

    Type of Solution:
    Good Practice
    Status of the Solution:
    Production
    Organic Area:
    Local
    Technical Area:
    Electronic processing, support for electronic processing
    Functional Area:
    Government and the public Sector
    License:
    Unknown
    Interoperability level:
    Technical
    Programming language:
    JAVA, .NET, ASP

    Description

    Full name of the initiative:

    Introduction of integrated solution for the development of the processing of different Administrative Procedures

    Purpose:

    Objective:

    Description:

    Derveni Today is an application developed with technology .NET for the management of files, registry entry and exit municipal documents and digital archive. Is installed on a server and does not require any additional installation. In teams of the network, so we need only part of the domain Brunete.org (Opens in new window) and dispose of browser (Explorer or Mozilla). It works with a database backend MYSQL and incorporates digital signature of the National Currency Factory and Timbre.

    El objetivo principal de la implantación de este software es hacer el seguimiento de un trámite municipal y su gestión desde la entrada del mismo por el registro a su salida, quedando así constancia de todos los procedimientos que se han seguido, las personas que lo han realizado y la fecha y hora en que tuvo lugar. Algunos de los procedimientos incluidos disponen de formularios y de la incorporación de la firma digital de los responsables.

    La digitalización de todo el archivo, tanto el ya existente como el venidero proporciona un seguimiento pormenorizado de todos los trámites pero, sobre todo, una sencilla consulta documental por parte del personal municipal. Todos los usuarios disponen de una serie de permisos sobre el árbol de carpetas, tanto personales como departamentales.

    Requirements:

    The application is installed on a Web server for the LAN with Microsoft Windows XP professional and Internet Information Server.
    Cualquier cliente con navegador, ya sea Explorer o Mozilla y usuario del dominio puede acceder a Derveni Today.

    Results:

    Advantages:

    • Always accessible information : Desde cualquier punto del mundo, un empleado desplazado fuera de su centro de trabajo, podría, si está autorizado para ello, acceder a la documentación de la empresa a través de una simple conexión a Internet. Con DERVENI TODAY el usuario accede a la información de forma instantánea agilizando con ello el ejercicio de su actividad.
    • Centralized information : Aun teniendo la empresa varias sedes, ya no será necesario reunir a los empleados para el traspaso de documentos, ni enviar los mismos vía fax o correo electrónico. Cada usuario desde cada sede se conectará a la aplicación, podrá añadir comentarios a los documentos, vincular unos con otros relacionándolos e incluso enviar aprobaciones por correo electrónico avisando del estado de un documento a los distintos usuarios de la aplicación.
    • Quick and easy access : La gestión documental manual hace que se pierda gran cantidad de tiempo y espacio buscando documentos en localizaciones físicas. Con DERVENI TODAY esto no ocurre, ya que la información es guardada en un sistema informático, el cual realizará las búsquedas por usted, recuperando los resultados de las mismas en segundos sin mover al empleado de su sitio, evitando asimismo la manipulación y deterioro de los documentos físicos.
    • Cost savings .
    1. Administration. Removes the monotonous tasks and repetitive giving more speed to processes and provide better service to collaborators and clients. Furthermore reduces the time in the search and location of documents, increasing the productivity of working teams, as it provides speed and agility in access to the information shared by eliminating manual tasks of little value.
    2. Saving paper: since DERVENI TODAY each user can control the document and annotate any comment so that other users continue with the process thereby avoiding wasting paper and contribute to the conservation of the environment.
    3. Saving of space: DERVENI TODAY is capable of storing millions of documents in a single server allowing the company to dispose of their space for other uses that are not merely the file of documentation.
    • Security : Through the remote backup service online documentation is stored securely and Only authorized users can access the same allowing the company control over the different accesses made. Also in case of disaster or theft information may not be used recovering in its entirety in a few hours.
    • Standardization work : A través de DERVENI TODAY la información sea del tipo que sea es tratada de forma homogénea evitando la pérdida de conocimiento ante posibles bajas del personal y mejorando asimismo la imagen corporativa de la empresa
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