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Gestión de Almacén de Consumibles

  • Indicadores:
    • Solicitudes al año (del personal) Unas 1.600
    • Facturas al año: 50 al año
    • Albaranes: Unos 8 por factura/mes aprox. 328 al año
    • Usuarios de la aplicación: Solicitantes: 60-80; Gestores de Almacén: 6

    Descripción Funcional

    Aplicación para la gestión del almacén de consumibles del Ministerio de Justicia, gestionado por la S.G. de Contratación y Servicios, con el fin de facilitar la labor del personal en cuanto al mantenimiento y visualización de la información referente a proveedores, contratos, artículos, existencias, pedidos a proveedores y solicitudes de material por parte del personal del ministerio.

    Además, el sistema estará integrado con la nueva base de datos UNICA, desde donde se obtiene información de los empleados del ministerio, el puesto que ocupa y la unidad a la que pertenece. Estos datos son extraídos de Badaral. También, contiene la información de contacto y la ubicación.

    Implicaciones con otros Sistemas

    Badaral:
    Esta es una aplicación que contienen todos los datos laborales del personal del ministerio, es una vista del RCP (Registro Central de Personal).

    La nueva aplicación estará integrada con Badaral a través del proyecto Unic@, desde el cual se podrán obtener los datos de las personas y su situación, sin necesidad de duplicar información.

    Unic@:
    Esta es una aplicación unificada, que además de los datos laborales del personal del ministerio, contiene la información de contacto de los mismos, tales como teléfono, fax, correo electrónico, etc. Y la ubicación, despacho, edifico, etc.

    Artículos: El almacén gestiona una cantidad determinada de artículos, estos, además de un detalle, contienen información relativa a su ubicación física dentro de almacén y a sus existencias. Las existencias son alteradas por eventos tales como el envío de material o la recepción de pedidos. Los pedidos de material, siempre están asociados a un proveedor a través de un contrato vigente.

    Proveedores: Los proveedores son los encargados de suministrar los artículos al almacén bajo pedido. Esto se hace a través de contratos

    Contratos: En los contratos, siempre se usa un total sin IVA, este se aplica en la facturación.
    Los precios pactados de los artículos no cambian durante la vigencia del contrato,

    REQUISITOS:

    1- Gestionar el almacén
    La gestión del almacén, incluye por un lado, el mantenimiento de los artículos contenidos en el mismo, y por otro, el control de las existencias. Los artículos se dividen en categorías y estas en tipos. Además, los artículos pueden tener una ubicación. En el caso que haya existencias en el almacén, esta es una información obligatoria. Por último, también se manejará la información asociada a las existencias de cada artículo, como son:

    • Existencias (cantidad actual)
    • Cantidad mínima
    • Cantidad máxima (opcional)

    RF-2: Gestionar los proveedores
    Este requisito hace referencia a la gestión de los proveedores, sus datos y sus contratos.

    En cuanto a los contratos, se gestionara la información y tipo de las facturas pagadas y todos sus albaranes.

    El sistema llevara una contabilidad del total facturado y el disponible para cada contrato

    RF-3: Gestionar los pedidos
    La aplicación debe permitir la gestión completa de los pedidos a proveedores, desde la preparación del pedido hasta la recepción del mismo. Incluyendo pasos intermedios como envío del pedido al proveedor por correo electrónico y registro de albaranes.

    Además, se deben mantener siempre actualizadas las existencias en el almacén, y los consumos realizados sobre los contratos.

    RF-4: Gestionar las solicitudes de material
    La aplicación debe permitir la gestión de las solicitudes de material por parte del personal del ministerio, desde la preparación de la solicitud hasta el envío del material desde el almacén. Incluyendo pasos intermedios como autorización de la solicitud por parte de un responsable de la unidad, revisión y aceptación de la solicitud por parte del almacén.

    Además, se deben mantener siempre actualizadas las existencias en el almacén, y los consumos realizados sobre los contratos.

    RF-5: Informes e impresos
    Todas las búsquedas podrán ser exportadas en diferentes formatos para su impresión.

    Además, la aplicación proveerá un conjunto de informes que se deben detallar con los usuarios.

    RF-6: Mantenimiento de datos
    La otra funcionalidad que ofrecerá la aplicación, es el mantenimiento de los datos necesarios para gestión los artículos del inventario y otros aspectos de la aplicación.

    Los citados mantenimientos se basan en la gestión de los datos relacionados con: categorías y tipos de artículos.

    Descripción Técnica

    Los productos de base utilizados para la explotación en el Ministerio de Justicia son:

    • SGBD: ORACLE 11G
    • Servidor de Aplicaciones: JBOSS 4.2.3
    • Servidor Web: Apache 2.2
    • LDAP: Microsoft Active Directory (para la autenticación)

    La aplicación está preparada para ser desplegada en alta disponibilidad (cluster JBOSS) pero se estima que el despliegue en una única instancia es suficiente por horario de uso y número de usuarios concurrentes.

    Otros productos usados en la aplicación:

    • Para la generación de informes y documentos se utiliza Jasper reports
    • Para la obtención de datos de algunas tablas maestras se utiliza una base de datos unificada del Ministerio de Justicia (UNIC@), aunque el uso de la misma es opcional en otros ministerios. También se usa Unic@ para la autorización de usuarios de acceso.
    • Se accede a Sorolla para obtener datos de información relativa al inventario y ubicación de los objetos en tiempo real

    Se utiliza para el desarrollo:

    • Componentes frontales: Struts2
    • Gestión de componentes: Spring
    • Persistencia: JPA (incluido con JBoss a partir de la versión 4)
Punto de Acceso General
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