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Warehouse management of consumables

  • Indicators:
    • Applications per year (staff) some 1,600
    • Invoices per year: 50 per year
    • Delivery notes: About 8 per invoice/month approx. 328 per year
    • Users of the application: Applicants: 60-80; Managers of Warehouse: 6

    Functional description

    Application for managing consumable warehouse of the ministry of justice, managed by the S.G. recruitment and Services, in order to facilitate the work of staff in the maintenance and display information about vendors, contracts, articles, stock, orders to suppliers and applications of material by staff.

    Furthermore, the system will be integrated with the new database UNICA, from where it obtains information from employees of the ministry, the position and the unit to which it belongs. These data are extracted from Badaral. Also, contains contact information and location.

    Implications with other systems

    Badaral:
    Esta es una aplicación que contienen todos los datos laborales del personal del ministerio, es una vista del RCP (Registro Central de Personal).

    The new application will be integrated with Badaral through the project Unic@, from which you can obtain the data of individuals and their situation, without duplicating information.

    Unic@:
    This is a unified application, which in addition to the labour data staff, contains contact information, such as telephone, fax, email, etc. And the location, office, Edificio, etc.

    Articles: The warehouse manages a certain amount of articles, these, in addition to a detail, contain information concerning your physical location within warehouse and their inventory. Stocks are altered by events such as sending material or receipt of orders. Orders of material, are always associated with a supplier through an existing contract.

    Suppliers: Los proveedores son los encargados de suministrar los artículos al almacén bajo pedido. Esto se hace a través de contratos

    Contracts: En los contratos, siempre se usa un total sin IVA, este se aplica en la facturación.
    Los precios pactados de los artículos no cambian durante la vigencia del contrato,

    REQUIREMENTS:

    1- Manage the warehouse
    La gestión del almacén, incluye por un lado, el mantenimiento de los artículos contenidos en el mismo, y por otro, el control de las existencias. Los artículos se dividen en categorías y estas en tipos. Además, los artículos pueden tener una ubicación. En el caso que haya existencias en el almacén, esta es una información obligatoria. Por último, también se manejará la información asociada a las existencias de cada artículo, como son:

    • Stock (current amount)
    • Minimum amount
    • Maximum amount (optional)

    Manage RF-2: providers
    Este requisito hace referencia a la gestión de los proveedores, sus datos y sus contratos.

    In regards contracts, is managed information and type of invoices paid and all its delivery notes.

    The system carry a full accounting checked and available for each contract

    RF-3: Manage orders
    La aplicación debe permitir la gestión completa de los pedidos a proveedores, desde la preparación del pedido hasta la recepción del mismo. Incluyendo pasos intermedios como envío del pedido al proveedor por correo electrónico y registro de albaranes.

    Además, se deben mantener siempre actualizadas las existencias en el almacén, y los consumos realizados sobre los contratos.

    Manage RF-4: applications of material
    La aplicación debe permitir la gestión de las solicitudes de material por parte del personal del ministerio, desde la preparación de la solicitud hasta el envío del material desde el almacén. Incluyendo pasos intermedios como autorización de la solicitud por parte de un responsable de la unidad, revisión y aceptación de la solicitud por parte del almacén.

    Moreover, it should always keep stocks updated in the warehouse, and utilities made on contracts.

    RF-5: Reports and print
    Todas las búsquedas podrán ser exportadas en diferentes formatos para su impresión.

    Además, la aplicación proveerá un conjunto de informes que se deben detallar con los usuarios.

    Maintenance RF-6: data
    The other functionality that will provide the application, is the maintenance of data necessary for managing inventory items and other aspects of the application.

    Los citados mantenimientos se basan en la gestión de los datos relacionados con: categorías y tipos de artículos.

    Technical Description

    Los productos de base utilizados para la explotación en el Ministerio de Justicia son:

    • SGBD: ORACLE 11G
    • Application server: JBOSS 4.2.3
    • Web Server: Apache 2.2
    • LDAP: Microsoft Activate Directory (for authentication)

    The application is ready to be deployed in high availability (cluster JBOSS) but it is estimated that the deployment in a single instance is sufficient in hours of use and number of users.

    Other products used in the application:

    • For generating reports and documents used Jasper reports
    • For data collection of some tables teachers uses a unified database of the justice ministry (UNIC@), although the use of the same is optional in other ministries. It is also used Unic@ for the authorization of users access.
    • You access Sorolla to obtain data of information about the inventory and location of objects in real time

    It is used to development:

    • Frontal components: Struts2
    • Management of components: Spring
    • Persistence: PROJECT (including with JBoss since version 4)
Maintainer