ARCHIVE

Descripción Noticias Suscribirse
Nombre Abreviado:

archive

Accesos Directos:

Acceso Archive

Resumen:

Archive es una aplicación web de archivo definitivo de expedientes y documentos electrónicos, que cumple con lo dispuesto al respecto en el RD 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración electrónica.
Archive proporciona las herramientas necesarias para la creación por parte de un super-administrador de un sistema de administración y gestión de Centros de Archivo multidepartamental, así como la integración en Archive de las correspondientes aplicaciones consumidoras y la gestión de los documentos y expedientes electrónicos remitidos por las mismas.

Destinatarios:

Cualquier Administración Pública

Organismos Responsables:

Ministerio de Hacienda y Función Pública

S. de E. de Funcion Publica

S.Gral. de Administración Digital

Modo de Uso:

Producto instalable , Servicio en red de infraestructuras , Servicio en red para usuario final

Contacto:
Centro de Atención a Integradores y Desarrolladores (CAID)

Para comunicar un alta, incidencia o solicitud de soporte al Centro de Atención a Integradores y Desarrolladores (CAID) rellene el siguiente formulario:
- https://ssweb.seap.minhap.es/ayuda/consulta/archive
Lista de notificaciones de Archive

Existe una lista de distribución para usuarios de Archive a través de la cual se emiten notificaciones sobre:
- Nuevas versiones.
- Cambios en la plataforma.
- Parches.
- Problemas/bugs relevantes.
- Novedades
A esta lista archive-avisos@listas-ctt.administracionelectronica.gob.es, se pueden suscribir usuarios, tanto gestores como personal técnico de las Administraciones Públicas que estén utilizando Archive. Para darse de alta puede utilizar el siguiente enlace .
Tipo de Solución:

Infraestructura o servicio común , Aplicación

Estado de la Solución:

Implantación , Producción

Área orgánica:

Estatal

Área técnica:

Activos semánticos , Servicios horizontales para las AA.PP , Soporte a la tramitación electrónica , Tramitación electrónica

Área funcional:

Administración

Licencia:

EUPL (European Public License)

Nivel Interoperabilidad:

Semántico , Técnico

Lenguaje de Programación:

J2EE , Servicios Web

Sistema Operativo:

Linux
Descripción
Archive es una aplicación web de archivo definitivo, que dispone de operaciones para trabajar con expedientes y documentos electrónicos. Las operaciones disponibles las podemos dividir a groso modo en:
- Administración de un Archivo.
- Gestión de Centros de Archivo.
- Gestión de los Metadatos de las Normas Técnicas
- Gestión de Expedientes.
- Transferencia de expedientes entre Archivos.
- Generación de actas de cambio de custodia
Los expedientes y documentos serán importados y clasificados dentro de Archivos y series documentales, y pasarán por diversos estados (tanto de forma automática, como manual), en función de la política de conservación asignada.

Archive proporciona también, mecanismos de notificación de los cambios de estados acaecidos en los expedientes, así como distintos módulos de gestión (usuarios y roles, archivos documentales, clasificación SIA y/o funcional).

Por otro lado, dispone de una serie de operaciones accesibles a través de servicios web, tales como enviar SIP, buscar expedientes u obtener actas de ingreso.

Siguiendo el modelo OAIS de gestión de archivos, Archive cubre todo el ciclo de vida de los documentos y sus sucesivas fases de archivo a largo plazo.

Permite generar, para cada Archivo y Serie Documental, los metadatos del Esquema de Metadatos de la Norma Técnica de Interoperabilidad de Política de Gestión de Documentos Electrónicos, necesarios para la gestión de Expedientes (como unidad atómica).Estas selecciones automáticamente se traducen en reglas de validación de los SIP (Submission Information Package) para que puedan, así, ser implementados por cada centro de Archivo.

Incluye herramientas para la generación de estos SIPs, así como una visualización de los AIP (Archival Information Package) que se generan internamente en el software de Archivo.

Análogamente, en el proceso de intercambio entre Archivos, permite la generación de DIPs (Dissemination Information Package) de manera semiautomática, para el traspaso entre centros de archivo compatibles con estos protocolos.

En relación con las Políticas de Conservación, permite la Eliminación Permanente, Parcial, Conservación Permanente y Pendiente de Dictamen.

Entre las funcionalidades que se están desarrollando ahora se contemplan, entre otras:
- Resellado de documentación
- Conversiones masivas de formato
Gestión avanzada de metadatos para la definición de los SIPs y AIPs.

La aplicación se encuentra ya liberada con licencia EUPL y disponible para su reutilización.
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Noticias
02 marzo 2018
Posibilidad de dar respuesta a solicitudes de acceso al archivo electrónico mediante paquetes de difusión Desplegar acordeon
Se ha desplegado la nueva versión de Archive (versión 1.2.5.5) que incluye una serie de nuevas funcionalidades y mejoras. En concreto, cabe destacar las siguientes novedades:

Rediseño de la interfaz de usuario. Se ha cambiado por completo el diseño de la interfaz, de manera que la aplicación posee ahora un diseño más atractivo y usable.

Gestión de paquetes DIP (Dissemination Information Package). Se ha implementado una nueva funcionalidad para poder generar paquetes de difusión. Con esta nueva funcionalidad se pretende dar respuesta a las peticiones de acceso al archivo que reciben los archiveros. Cuando un archivero reciba una petición de acceso a ciertos expedientes de su archivo electrónico, deberá generar un nuevo paquete de difusión. Este paquete incorporará los expedientes que deben ser aportados al solicitante. Una vez que el archivero ha incluido todos los expedientes en el paquete de difusión, deberá cerrar el paquete y generar unas credenciales de acceso. Las credenciales de acceso se generarán indicando el NIF del interesado y se le harán llegar por correo electrónico junto con la URL desde la que podrá consultar el paquete de difusión. Una vez el solicitante reciba estas credenciales, podría acceder a dicha URL para consultar o descargar los expedientes.

Otras correcciones y mejoras.
05 octubre 2016
Nueva versión 1.2.2.6 de ARCHIVE en producción Desplegar acordeon
El día 5 de octubre se ha subido a producción la última versión de la aplicación ARCHIVE. Esta versión incluye varias correcciones y mejoras y nuevas funcionalidades relevantes como:

Buscador elastic con:

Numerosos filtros

Información sobre el número de resultados

Ver detalle del expediente y del documento desde los resultados del buscador

Se añade funcionalidad de indexar masivamente expedientes y documentos a través de su serie documental

Incorporación en el detalle de los Expedientes y Documentos de la información de los metadatos adicionales no eEMGDE

Inclusión de la opción de indexar Expediente y Documentos de forma manual

Se añade configuración para usar Redis como caché en Archive

Se añade sección para administradores para consultar el estado de las acciones internas de Archive:

Estado de indexación de expedientes y documentos.

Resultado de las notificaciones de cambios de estado a terceros

Modificación de servicio GenerarSIP, se permite generar SIP de ficheros grandes

Nuevo metadato adicional de ubicación en NAS

Mejora de la información al usuario cuando se solicita una transferencia manualmente
23 septiembre 2016
Nueva guía rápida para las administraciones públicas usuarias del Sistema de gestión de archivo definitivo de expedientes electrónicos ENI - ARCHIVE Desplegar acordeon

Se ha publicado una guía rápida para las administraciones acerca de Archive llamada "Archive en 3 pasos", en el que se indican las características principales, actuales y futuras, del aplicativo de preservación digital.

Además, se indican los pasos para solicitar accesos para probar la aplicación y otras cuestiones que pueden ser de interés.

http://run.gob.es/archiveguia

Más información sobre la solución ARCHIVE en el CTT

06 julio 2016
Publicación de la nueva versión v.1.2.1 distribuible de ARCHIVE Desplegar acordeon

Se ha publicado una nueva versión del paquete distribuible de la aplicación ARCHIVE. Al igual que la anterior versión, ésta incluye el código fuente con licencia EUPL así como los binarios, librerías y la documentación necesaria para su instalación.

Las nuevas funcionalidades y correcciones incluyen la solución de varios bugs, mejora y rediseño de las pantallas de gestión de usuarios y aplicaciones remisoras de SIPs, mejora de los procesos de preingreso de expedientes, funcionalidad para comprobar la corrección de los servicios de notificación de las aplicaciones, mejora de la trazabilidad de las acciones sobre los expedientes, asignación de identificador único a cada SIP, etc.

Para más información ir a http://administracionelectronica.gob.es/ctt/archive/descargas

19 mayo 2016
Disponible la nueva versión distribuible de ARCHIVE v1.2.0 con licencia EUPL Desplegar acordeon

Se ha publicado una nueva versión del paquete distribuible de la aplicación ARCHIVE. Al igual que la anterior versión, ésta incluye el código fuente con licencia EUPL así como los binarios, librerías y la documentación necesaria para su instalación.

Las nuevas funcionalidades y correcciones incluyen la mejora en la trazabilidad de los expedientes, mejoras en el proceso de transferencia, gestión de un mayor número de tipos de firma, mejoras en el rendimiento de generación de SIPs, además de incluir la primera versión del API de búsqueda mediante elastic search.

Para más información ir a http://administracionelectronica.gob.es/ctt/archive/descargas

26 febrero 2016
Publicación de la versión distribuible de ARCHIVE v1.0.0 con licencia EUPL Desplegar acordeon

Se ha publicado la primera versión distribuible de la aplicación ARCHIVE. Esta versión incluye el código fuente con licencia EUPL así como los binarios, librerías y la documentación necesaria para su instalación.

Esta distribución incluye una versión de ARCHIVE con las funcionalidades que actualmente están disponibles en el servicio en la nube ofrecido por la Dirección TIC. Dicho servicio irá evolucionando y de forma periódica se irán publicando nuevas versiones del paquete distribuible.

Para más información ir a http://administracionelectronica.gob.es/ctt/archive/descargas
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