Archive es una aplicación web de archivo definitivo de expedientes y documentos electrónicos, que cumple con lo dispuesto al respecto en el RD 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración electrónica. Archive proporciona las herramientas necesarias para la creación por parte de un super-administrador de un sistema de administración y gestión de Centros de Archivo multidepartamental, así como la integración en Archive de las correspondientes aplicaciones consumidoras y la gestión de los documentos y expedientes electrónicos remitidos por las mismas.
Destinatarios:
Cualquier Administración Pública
Organismos Responsables:
Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital
Secretaría de Estado de Digitalización e Inteligencia Artificial
Secretaría General de Administración Digital
Modo de Uso:
Producto instalable
Servicio en red de infraestructuras
Servicio en red para usuario final
Contacto:
Centro de Atención a Integradores y Desarrolladores (CAID)
Para comunicar un alta, incidencia o solicitud de soporte al Centro de Atención a Integradores y Desarrolladores (CAID) rellene el siguiente formulario:
Existe una lista de distribución para usuarios de Archive a través de la cual se emiten notificaciones sobre:
Nuevas versiones.
Cambios en la plataforma.
Parches.
Problemas/bugs relevantes.
Novedades
A esta lista archive-avisos@listas-ctt.administracionelectronica.gob.es, se pueden suscribir usuarios, tanto gestores como personal técnico de las Administraciones Públicas que estén utilizando Archive. Para darse de alta puede utilizar el siguiente enlace .
Tipo de Solución:
Aplicación de Fuentes Abiertas
Estado de la Solución:
Implantación
,
Producción
Área orgánica:
Estatal
Área técnica:
Activos semánticos
,
Servicios horizontales para las AA.PP
,
Soporte a la tramitación electrónica
,
Tramitación electrónica
Área funcional:
Gobierno y Sector Público
Licencia:
EUPL (European Public License)
Nivel Interoperabilidad:
Semántico
,
Técnico
Lenguaje de Programación:
J2EE
,
Servicios Web
Sistema Operativo:
Linux
Descripción
Archive es una aplicación web de archivo definitivo, que dispone de operaciones para trabajar con expedientes y documentos electrónicos. Las operaciones disponibles las podemos dividir a groso modo en:
Administración de un Archivo.
Gestión de Centros de Archivo.
Gestión de los Metadatos de las Normas Técnicas
Gestión de Expedientes.
Transferencia de expedientes entre Archivos.
Generación de actas de cambio de custodia
Los expedientes y documentos serán importados y clasificados dentro de Archivos y series documentales, y pasarán por diversos estados (tanto de forma automática, como manual), en función de la política de conservación asignada.
Archive proporciona también, mecanismos de notificación de los cambios de estados acaecidos en los expedientes, así como distintos módulos de gestión (usuarios y roles, archivos documentales, clasificación SIA y/o funcional).
Por otro lado, dispone de una serie de operaciones accesibles a través de servicios web, tales como enviar SIP, buscar expedientes u obtener actas de ingreso.
Siguiendo el modelo OAIS de gestión de archivos, Archive cubre todo el ciclo de vida de los documentos y sus sucesivas fases de archivo a largo plazo.
Permite generar, para cada Archivo y Serie Documental, los metadatos del Esquema de Metadatos de la Norma Técnica de Interoperabilidad de Política de Gestión de Documentos Electrónicos, necesarios para la gestión de Expedientes (como unidad atómica).Estas selecciones automáticamente se traducen en reglas de validación de los SIP (Submission Information Package) para que puedan, así, ser implementados por cada centro de Archivo.
Incluye herramientas para la generación de estos SIPs, así como una visualización de los AIP (Archival Information Package) que se generan internamente en el software de Archivo.
Análogamente, en el proceso de intercambio entre Archivos, permite la generación de DIPs (Dissemination Information Package) de manera semiautomática, para el traspaso entre centros de archivo compatibles con estos protocolos.
En relación con las Políticas de Conservación, permite la Eliminación Permanente, Parcial, Conservación Permanente y Pendiente de Dictamen.
Entre las funcionalidades que se están desarrollando ahora se contemplan, entre otras:
Resellado de documentación
Conversiones masivas de formato
Gestión avanzada de metadatos para la definición de los SIPs y AIPs.
La aplicación se encuentra ya liberada con licencia EUPL y disponible para su reutilización.
Liberada una nueva versión del distribuible de Archive (v.1.5).
Para descargar el código fuente de la aplicación y el distribuible, se debe acceder al área de descargas de la solución de Archive.
Esta versión incluye numerosas mejoras en la gestión interna de los expedientes y en el rendimiento de la aplicación:
Mejoras en la gestión de archivos: se añade buscador y ordenación por columnas.
Se permite el acceso al visor de DIPs a los usuarios dados de alta en la aplicación.
Se añade posibilidad de exportar los resultados de búsqueda a Excel y PDF.
Se informar al responsable del archivo, cuando se produzca un error al transferir expedientes.
Al metadato TipoAcceso de la versión 1 de eEMGDE se le añade como valor posible: Parcialmente limitado.
El rol Administrador puede administrar y editar usuarios de sus Centros de Archivo asignados.
En el buscador, se permite filtrar por Código de clasificación funcional.
Adaptación a Cl@ve 2.
Se permite la inclusión de Expedientes ENI con expedientes vinculados.
Las aplicaciones pueden asignarse a varios Centros de Archivo.
Integración con nuevo Servicio Web SIA para la recogida y uso de metadatos de Archivo.
Definición de metadatos eEMGDE en fichero de configuración y desarrollo del uso de la versión 2 del eEMGDE.
Los Centros de Archivo y sus Series Documentales soportan varias versiones de metadatos eEMGDE a la vez.
Otras mejoras y correcciones.
Para obtener información más detallada sobre las novedades que se proporcionan, se debe consultar el fichero WhatsNew-1-5-1.txt , que se incluye en la sección de Descargas.
Asimismo, podrán encontrar información detallada para poder realizar la actualización de Archive 1.4 a Archive 1.5 ( Upgrade versión 1.4 a 1.5 ).
Liberada una nueva versión del distribuible de Archive (v.1.4).
Para descargar el código fuente de la aplicación, se debe acceder al área de descargas de la solución Archive.
Esta versión incluye numerosas mejoras en la gestión interna de los expedientes y en el rendimiento de la aplicación.
Para obtener información más detallada sobre las novedades que se proporcionan, se debe consultar el fichero whatsNew_1.4.0.txt, que se incluye en la sección de descargas.
02 March 2018
Posibilidad de dar respuesta a solicitudes de acceso al archivo electrónico mediante paquetes de difusión
Desplegar acordeon
Se ha desplegado la nueva versión de Archive (versión 1.2.5.5) que incluye una serie de nuevas funcionalidades y mejoras. En concreto, cabe destacar las siguientes novedades:
Rediseño de la interfaz de usuario. Se ha cambiado por completo el diseño de la interfaz, de manera que la aplicación posee ahora un diseño más atractivo y usable.
Gestión de paquetes DIP (Dissemination Information Package). Se ha implementado una nueva funcionalidad para poder generar paquetes de difusión. Con esta nueva funcionalidad se pretende dar respuesta a las peticiones de acceso al archivo que reciben los archiveros. Cuando un archivero reciba una petición de acceso a ciertos expedientes de su archivo electrónico, deberá generar un nuevo paquete de difusión. Este paquete incorporará los expedientes que deben ser aportados al solicitante. Una vez que el archivero ha incluido todos los expedientes en el paquete de difusión, deberá cerrar el paquete y generar unas credenciales de acceso. Las credenciales de acceso se generarán indicando el NIF del interesado y se le harán llegar por correo electrónico junto con la URL desde la que podrá consultar el paquete de difusión. Una vez el solicitante reciba estas credenciales, podría acceder a dicha URL para consultar o descargar los expedientes.
El día 5 de octubre se ha subido a producción la última versión de la aplicación ARCHIVE. Esta versión incluye varias correcciones y mejoras y nuevas funcionalidades relevantes como:
Buscador elastic con:
Numerosos filtros
Información sobre el número de resultados
Ver detalle del expediente y del documento desde los resultados del buscador
Se añade funcionalidad de indexar masivamente expedientes y documentos a través de su serie documental
Incorporación en el detalle de los Expedientes y Documentos de la información de los metadatos adicionales no eEMGDE
Inclusión de la opción de indexar Expediente y Documentos de forma manual
Se añade configuración para usar Redis como caché en Archive
Se añade sección para administradores para consultar el estado de las acciones internas de Archive:
Estado de indexación de expedientes y documentos.
Resultado de las notificaciones de cambios de estado a terceros
Modificación de servicio GenerarSIP, se permite generar SIP de ficheros grandes
Nuevo metadato adicional de ubicación en NAS
Mejora de la información al usuario cuando se solicita una transferencia manualmente
23 September 2016
Nueva guía rápida para las administraciones públicas usuarias del Sistema de gestión de archivo definitivo de expedientes electrónicos ENI - ARCHIVE
Desplegar acordeon
Se ha publicado una guía rápida para las administraciones acerca de Archive llamada "Archive en 3 pasos", en el que se indican las características principales, actuales y futuras, del aplicativo de preservación digital.
Además, se indican los pasos para solicitar accesos para probar la aplicación y otras cuestiones que pueden ser de interés.
Más información sobre la solución ARCHIVE en el CTT
06 July 2016
Publicación de la nueva versión v.1.2.1 distribuible de ARCHIVE
Desplegar acordeon
Se ha publicado una nueva versión del paquete distribuible de la aplicación ARCHIVE. Al igual que la anterior versión, ésta incluye el código fuente con licencia EUPL así como los binarios, librerías y la documentación necesaria para su instalación.
Las nuevas funcionalidades y correcciones incluyen la solución de varios bugs, mejora y rediseño de las pantallas de gestión de usuarios y aplicaciones remisoras de SIPs, mejora de los procesos de preingreso de expedientes, funcionalidad para comprobar la corrección de los servicios de notificación de las aplicaciones, mejora de la trazabilidad de las acciones sobre los expedientes, asignación de identificador único a cada SIP, etc.
Disponible la nueva versión distribuible de ARCHIVE v1.2.0 con licencia EUPL
Desplegar acordeon
Se ha publicado una nueva versión del paquete distribuible de la aplicación ARCHIVE. Al igual que la anterior versión, ésta incluye el código fuente con licencia EUPL así como los binarios, librerías y la documentación necesaria para su instalación.
Las nuevas funcionalidades y correcciones incluyen la mejora en la trazabilidad de los expedientes, mejoras en el proceso de transferencia, gestión de un mayor número de tipos de firma, mejoras en el rendimiento de generación de SIPs, además de incluir la primera versión del API de búsqueda mediante elastic search.
Publicación de la versión distribuible de ARCHIVE v1.0.0 con licencia EUPL
Desplegar acordeon
Se ha publicado la primera versión distribuible de la aplicación ARCHIVE. Esta versión incluye el código fuente con licencia EUPL así como los binarios, librerías y la documentación necesaria para su instalación.
Esta distribución incluye una versión de ARCHIVE con las funcionalidades que actualmente están disponibles en el servicio en la nube ofrecido por la Dirección TIC. Dicho servicio irá evolucionando y de forma periódica se irán publicando nuevas versiones del paquete distribuible.
