Archive es una aplicación web de archivo definitivo, que dispone de operaciones para trabajar con expedientes y documentos electrónicos. Las operaciones disponibles las podemos dividir a groso modo en:
- Administración de un Archivo.
- Gestión de Centros de Archivo.
- Gestión de los Metadatos de las Normas Técnicas
- Gestión de Expedientes.
- Transferencia de expedientes entre Archivos.
- Generación de actas de cambio de custodia
Los expedientes y documentos serán importados y clasificados dentro de Archivos y series documentales, y pasarán por diversos estados (tanto de forma automática, como manual), en función de la política de conservación asignada.
Archive proporciona también, mecanismos de notificación de los cambios de estados acaecidos en los expedientes, así como distintos módulos de gestión (usuarios y roles, archivos documentales, clasificación SIA y/o funcional).
Por otro lado, dispone de una serie de operaciones accesibles a través de servicios web, tales como enviar SIP, buscar expedientes u obtener actas de ingreso.
Siguiendo el modelo OAIS de gestión de archivos, Archive cubre todo el ciclo de vida de los documentos y sus sucesivas fases de archivo a largo plazo.
Permite generar, para cada Archivo y Serie Documental, los metadatos del Esquema de Metadatos de la Norma Técnica de Interoperabilidad de Política de Gestión de Documentos Electrónicos, necesarios para la gestión de Expedientes (como unidad atómica).Estas selecciones automáticamente se traducen en reglas de validación de los SIP (Submission Information Package) para que puedan, así, ser implementados por cada centro de Archivo.
Incluye herramientas para la generación de estos SIPs, así como una visualización de los AIP (Archival Information Package) que se generan internamente en el software de Archivo.
Análogamente, en el proceso de intercambio entre Archivos, permite la generación de DIPs (Dissemination Information Package) de manera semiautomática, para el traspaso entre centros de archivo compatibles con estos protocolos.
En relación con las Políticas de Conservación, permite la Eliminación Permanente, Parcial, Conservación Permanente y Pendiente de Dictamen.
Entre las funcionalidades que se están desarrollando ahora se contemplan, entre otras:
Gestión avanzada de metadatos para la definición de los SIPs y AIPs.
La aplicación se encuentra ya liberada con licencia EUPL y disponible para su reutilización.
