La iniciativa HELIUM está enfocada al desarrollo de un gestor de expedientes corporativo de código abierto, integrado con la infraestructura tecnológica actual y los servicios de gestión corporativos preexistentes.
Las principales etapas seguidas en la implantación han sido:
Adaptación a los estándares tecnológicos de nuestra organización.
Integración con los sistemas corporativos existentes (autenticación y firma digital, sistema de tramitación, gestor de documentos, etc…).
Implantación de nuevas funcionalidades no existentes en las primeras versiones del producto.
Desde el punto de vista funcional, la herramienta Helium permite modelar procedimientos administrativos y realizar la ejecución del flujo de los expedientes asignando los trámites a llevar a cabo a cada responsable.
Desde el punto de vista organizativo, en el proyecto se distinguen tres tipos de actores, los responsables de la administración, los responsables del desarrollo y despliege de procedimientos y los usuarios que intervienen en la tramitación, que a su vez tendrán perfiles diferentes según su responsabilidad dentro de cada procedimiento.
Algunos órganos colaboradores en el proyecto fueron el Consell Insular de Mallorca (Cesión primera versión) y la Fundació IBIT (Transferencia a otras instituciones).
Desde el punto de vista operativo, los responsables de los procedimientos acceden y ejecutan sus tareas pendientes que se corresponden con los trámites que deben llevar a cabo dentro de los expedientes. Al ejecutar un trámite el expediente avanza hasta el próximo creando la tarea correspondiente para su responsable.
La solución tecnológica se basa en una aplicación web desarrollada con tecnología J2EE, basada en el motor de workflow JBPM. Como inciativa relacionada, destaca la reutilización del gestor de expedientes de contratación del Consell Insular de Mallorca. Asimismo, se ha liberado el código bajo licencia GPLv2.
