La Plataforma extr@ se constituye como sistema fundamental para mejorar la calidad del servicio ofrecido al ciudadano, agilizando sus trámites y teniendo los medios necesarios para poder informarle en todo momento del estado de sus expedientes. Esta plataforma es igualmente imprescindible como soporte a la tramitación telemática, como facilitador y organizador del trabajo de los empleados de la administración y como sistema de seguimiento de la gestión.
Los pasos previos a la plataforma fueron la racionalización, automatización y telematización de los procesos de gestión, la categorización de los mismos construyendo un Mapa de Procesos Corporativo (por el que se han configurado 13 categorías que aglutinan todos los procedimientos y se tramitan de igual manera independientemente del área o departamento) y la elaboración de un catálogo de servicios al ciudadano, permitiendo abordar la construcción de la plataforma desde una visión horizontal, homogeneizando al máximo la gestión de la prestación de los servicios.
Desde el punto de vista funcional, algunos aspectos generales que caracterizan extr@ son:
Gestión operativa del Procedimiento Administrativo: capacidades de workflow, que aseguran el seguimiento de la secuencia de los trámites preceptivos en el procedimiento, y la asignación automática de dichos trámites a usuarios; bandeja de tareas personalizada de cada empleado público; notificaciones automáticas, con elaboración de acuses de recibo, listas de correo y de ensobrado; y generación de formularios electrónicos para la telematización de las solicitudes.
Gestión del negocio: información y automatización de las reglas de negocio para la realización de trámites; gestión de una base de datos única a nivel departamental; integración con otros sistemas corporativos: Registr@, GDP, Firma electrónica CAR, etc.
Control de gestión: indicadores para la monitorización de la eficiencia, eficacia y calidad de sus procedimientos, con funcionalidades de seguimiento y consulta de las trazas de tramitación de cada expediente.
Gestión documental: provee de capacidades de administración de documentos y plantillas administrativas que simplifiquen y normalicen la generación y gestión de los mismos.
La solución tecnológica funciona sobre motor de workflow w4, debiendo todos los desarrollos modulares de la plataforma incorporarse cumpliendo con las directrices de arquitectura SOA. Todas las capas han sido desarrolladas como subsistemas o capas independientes y encapsulados como Servicios Web para su utilización por la propia plataforma extr@ o por otros Sistemas Externos de Gobierno de Navarra u otras AAPP y Entidades colaboradoras.
