ACTOSPRO está orientado a cumplir los siguientes fines funcionales:
Planificación estructurada de actos institucionales mediante un flujo de trabajo definido desde la creación del acto hasta el cierre.
Interacción flexible y fluida entre servicio de protocolo e invitados a través de una plataforma compartida, desde la que se puede adaptar la forma de interactuar con los invitados, personalización de mails, etc…
Gestión centralizada de datos relativos a actos, autoridades, ubicaciones, precedencias y participantes.
Optimización de la trazabilidad administrativa, permitiendo el seguimiento de todas las fases del proceso: solicitud, aprobación, preparación, celebración y cierre.
Funcionalidades Principales
Gestión Integral de Actos
Registro de actos oficiales con detalle de fecha, lugar, tipo de evento y unidad organizadora.
Control del ciclo de vida del acto: desde la creación hasta la finalización.
Seguimiento de aprobaciones, estados y responsables de cada fase.
Gestión de Invitaciones
Diseño personalizable de las invitaciones según el tipo de acto
Parametrización de requisitos en la confirmación de asistencia: datos opcionales u obligatorios como nombre, DNI, cargo, organismo o comentarios especiales.
Gestión de respuestas automáticas con registro de confirmaciones y declinaciones.
Auditoría de envíos y respuestas, mediante un sistema de log que garantiza la trazabilidad de las comunicaciones.
Mapa Interactivo de Sentadas
Visualización gráfica y dinámica de la disposición de invitados dentro de la sala.
Permite asignar ubicaciones de forma visual y automatizada, optimizando la organización del espacio y respetando criterios de precedencia.
Actualización en tiempo real de la distribución, adaptable a cambios de última hora.
Base de Datos Centralizada
Gestión unificada de autoridades, organismos, ubicaciones y precedencias.
Reutilización de información entre actos, evitando duplicidades y errores de registro.
Acceso controlado y compartido entre los distintos niveles de protocolo y gabinete.
ACTOSPRO es una aplicación web corporativa desarrollada en entorno gvhidra, integrada en la infraestructura de la Generalitat Valenciana y desplegada sobre servidores Apache con base de datos Oracle.
Requisitos Técnicos:
Servidor de Aplicaciones: Apache Tomcat / Apache HTTPD.
Lenguajes: PHP, HTML5, JavaScript.
Base de Datos: Oracle 11g o superior.
Seguridad HTTPS con certificado corporativo.
Sistema de logs y auditoría para seguimiento de operaciones.
