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ACTOSPRO. Plataforma de Gestión de Actos Protocolarios

    Fecha de puesta en producción
    21/10/2022
    Indicadores

    Mas de 200 ACTOS PROTOCOLARIOS gestionados en los 3 últimos años.

    Mas de 30.000 invitados gestionados desde la aplicación

    Mas de 15.000 respuestas a invitaciones autogestionadas por los invitados.

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    Descripción funcional

    ACTOSPRO está orientado a cumplir los siguientes fines funcionales:

    • Planificación estructurada de actos institucionales mediante un flujo de trabajo definido desde la creación del acto hasta el cierre.
    • Interacción flexible y fluida entre servicio de protocolo e invitados a través de una plataforma compartida, desde la que se puede adaptar la forma de interactuar con los invitados, personalización de mails, etc…
    • Gestión centralizada de datos relativos a actos, autoridades, ubicaciones, precedencias y participantes.
    • Optimización de la trazabilidad administrativa, permitiendo el seguimiento de todas las fases del proceso: solicitud, aprobación, preparación, celebración y cierre.

     Funcionalidades Principales

    Gestión Integral de Actos

    • Registro de actos oficiales con detalle de fecha, lugar, tipo de evento y unidad organizadora.
    • Control del ciclo de vida del acto: desde la creación hasta la finalización.
    • Seguimiento de aprobaciones, estados y responsables de cada fase.

    Gestión de Invitaciones

    • Diseño personalizable de las invitaciones según el tipo de acto
    • Parametrización de requisitos en la confirmación de asistencia: datos opcionales u obligatorios como nombre, DNI, cargo, organismo o comentarios especiales.
    • Gestión de respuestas automáticas con registro de confirmaciones y declinaciones.
    • Auditoría de envíos y respuestas, mediante un sistema de log que garantiza la trazabilidad de las comunicaciones.

    Mapa Interactivo de Sentadas

    • Visualización gráfica y dinámica de la disposición de invitados dentro de la sala.
    • Permite asignar ubicaciones de forma visual y automatizada, optimizando la organización del espacio y respetando criterios de precedencia.
    • Actualización en tiempo real de la distribución, adaptable a cambios de última hora.

    Base de Datos Centralizada

    • Gestión unificada de autoridades, organismos, ubicaciones y precedencias.
    • Reutilización de información entre actos, evitando duplicidades y errores de registro.
    • Acceso controlado y compartido entre los distintos niveles de protocolo y gabinete.
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    Descripción técnica

    ACTOSPRO es una aplicación web corporativa desarrollada en entorno gvhidra, integrada en la infraestructura de la Generalitat Valenciana y desplegada sobre servidores Apache con base de datos Oracle.

    Requisitos Técnicos:

    • Servidor de Aplicaciones: Apache Tomcat / Apache HTTPD.
    • Lenguajes: PHP, HTML5, JavaScript.
    • Base de Datos: Oracle 11g o superior.
    • Seguridad HTTPS con certificado corporativo.
    • Sistema de logs y auditoría para seguimiento de operaciones.
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