Metadatos de xestión de documentos
A definición xenérica de ‘metadato’, segundo figura no Esquema Nacional de Interoperabilidade, é “dato que define e describe outros datos". Existen diferentes tipos de metadatos segundo a súa aplicación.
O artigo 42 do Real Decreto 1671/2009
, do 6 de novembro, ao desenvolver as disposicións comúns sobre os documentos electrónicos, define ‘metadato’ como “calquera tipo de información en forma electrónica asociada aos documentos electrónicos, de carácter instrumental e independente do seu contido, destinada ao coñecemento inmediato e automatizable dalgunha das súas características, coa finalidade de garantir a dispoñibilidade, o acceso, a conservación e a interoperabilidade do propio documento”.
O Real Decreto 4/2010 define tamén ‘metadato de xestión de documentos’ como “información estruturada ou semiestructurada que fai posible a creación, xestión e uso de documentos ao longo do tempo no contexto da súa creación. Os metadatos de xestión de documentos serven para identificar, autenticar e contextualizar documentos, e do mesmo xeito ás persoas, os procesos e os sistemas que os crean, xestionan, manteñen e utilizan”.
Así mesmo, define ‘esquema de metadatos’ como “instrumento que define a incorporación e xestión dos metadatos de contido, contexto e estrutura dos documentos electrónicos ao longo do seu ciclo de vida”.
O documento e o expediente electrónico levan metadatos mínimos obrigatorios e poden incorporar metadatos complementarios. A Norma Técnica de Interoperabilidade de Política de xestión de documentos electrónicos trata no seu apartado VII a asignación de metadatos.
O Esquema de Metadatos para a Xestión do Documento Electrónico (e-EMGDE) , mencionado pola norma técnica de interoperabilidade de Política de xestión de documentos electrónicos no seu apartado VII.4, poderá ser usado como referencia e ferramenta de apoio para a adecuación de cada organización aos requisitos de interoperabilidade en materia de xestión de documentos.
O esquema e-EMGDE establece:
- O modelo conceptual no que se apoia o modelo de metadatos, as súas propiedades e a súa lóxica subxacente.
- A descrición de cada un dos elementos e sub-elementos de metadatos, a través da descrición de cada unha das súas características: definición, propósito, obrigatoriedade, etc.
- Os esquemas de valores necesarios para cubrir os valores dos elementos de metadatos pertinentes.
- As referencias ás normas utilizadas como base, así como a outras normas de posible utilidade.
O Ejemplo de aplicación do Esquema de Metadatos para a Xestión do Documento Electrónico (e-EMGDE) mostra un exemplo de como se aplicaría o Esquema de Metadatos para a Xestión do Documento Electrónico para un documento electrónico que será intercambiado e que, por tanto, deberá conter os metadatos mínimos obrigatorios desde unha perspectiva funcional.
