L'i-EMGDE Incluye les metadades mínimes obligatòries, definits en les normes tècniques d'interoperabilitat de Document electrònic i Expedient electrònic, així com altres metadades complementàries pertinents en una política de gestió i conservació de documents electrònics.
Organisme promotor :
Ministeri d'Assumptes Econòmics i Transformació Digital
Secretaria d'Estat de Digitalització i Intel·ligència Artificial
Les metadades constitueixen un dels tres components del document electrònic, juntament amb el contingut, entès com el conjunt de dades en què se substancia la informació d'un document electrònic, i amb la signatura electrònica. Les metadades s'articulen en un ‘esquema de metadades’, definit pel Reial decret 4/2010 com a “instrument que defineix la incorporació i gestió de les metadades de contingut, context i estructura dels documents electrònics al llarg del seu cicle de vida.” La norma tècnica d'interoperabilitat de Política de gestió de documents electrònics al seu apartat VII.4 es refereix a l'Esquema de Metadades per a la Gestió del Document Electrònic (i-EMGDE) que inclou les metadades mínimes obligatòries, definits en les normes tècniques d'interoperabilitat de Document electrònic i Expedient electrònic, així com altres metadades complementàries pertinents en una política de gestió i conservació de documents electrònics. Podrà ser usat com a referència i eina de suport per a l'adequació de cada organització als requisits d'interoperabilitat en matèria de gestió de documents. L'esquema i-EMGDE estableix: • El model conceptual en el qual es recolza el model de metadades, les seves propietats i la seva lògica subjacent. • La descripció de cadascun dels elements i sub-elements de metadades, a través de la descripció de cadascuna de les seves característiques: definició, propòsit, obligatorietat, etc. • Els esquemes de valors necessaris per emplenar els valors dels elements de metadades pertinents. • Las referències a les normes utilitzades com a base, així com a altres normes de possible utilitat. L'esquema de metadades s'inspira en el referent Australian Government Recordkeeping Metadata Standard Version 2.0, adaptat a l'àmbit espanyol i als requisits de la nostra normativa. En particular, l'i-EMGDE inclou les metadades mínimes obligatòries, definits en les normes tècniques d'interoperabilitat de Document electrònic i Expedient electrònic, així com altres metadades complementàries pertinents en una política de gestió i conservació de documents electrònics. Es basa com a aspectes més destacables en un model entitat-relació que reconeix l'existència de diverses entitats: document, agent, activitat, regulació relació i en l'ús de relacions i esdeveniments per deixar constància del context. Constitueix un model funcional per a l'aplicació de les metadades com a eina de gestió global dins d'una organització a través d'una aproximació multi-entitat en la qual les relacions entre els documents i la resta d'elements del sistema són tractades com una entitat més. Així, les metadades del document i de l'expedient electrònic poden definir-se en el marc d'un sistema de gestió documental complet des d'una perspectiva multi-entitat en la qual, a més dels propis documents, participen un altre tipus d'entitats caracteritzades per les seves pròpies metadades, com poden ser agents, regulacions o activitats.
