El e-EMGDE Incluye los metadatos mínimos obligatorios, definidos en las normas técnicas de interoperabilidad de Documento electrónico y Expediente electrónico, así como otros metadatos complementarios pertinentes en una política de gestión y conservación de documentos electrónicos.
Organismo promotor
:
Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital
Secretaría de Estado de Digitalización e Inteligencia Artificial
Los metadatos constituyen uno de los tres componentes del documento electrónico, junto con el contenido, entendido como el conjunto de datos en que se sustancia la información de un documento electrónico, y con la firma electrónica. Los metadatos se articulan en un ‘esquema de metadatos’, definido por el Real Decreto 4/2010 como “instrumento que define la incorporación y gestión de los metadatos de contenido, contexto y estructura de los documentos electrónicos a lo largo de su ciclo de vida.” La norma técnica de interoperabilidad de Política de gestión de documentos electrónicos en su apartado VII.4 se refiere al Esquema de Metadatos para la Gestión del Documento Electrónico (e-EMGDE) que incluye los metadatos mínimos obligatorios, definidos en las normas técnicas de interoperabilidad de Documento electrónico y Expediente electrónico, así como otros metadatos complementarios pertinentes en una política de gestión y conservación de documentos electrónicos. Podrá ser usado como referencia y herramienta de apoyo para la adecuación de cada organización a los requisitos de interoperabilidad en materia de gestión de documentos. El esquema e-EMGDE establece: • El modelo conceptual en el que se apoya el modelo de metadatos, sus propiedades y su lógica subyacente. • La descripción de cada uno de los elementos y sub-elementos de metadatos, a través de la descripción de cada una de sus características: definición, propósito, obligatoriedad, etc. • Los esquemas de valores necesarios para cumplimentar los valores de los elementos de metadatos pertinentes. • Las referencias a las normas utilizadas como base, así como a otras normas de posible utilidad. El esquema de metadatos se inspira en el referente Australian Government Recordkeeping Metadata Standard Version 2.0, adaptado al ámbito español y a los requisitos de nuestra normativa. En particular, el e-EMGDE incluye los metadatos mínimos obligatorios, definidos en las normas técnicas de interoperabilidad de Documento electrónico y Expediente electrónico, así como otros metadatos complementarios pertinentes en una política de gestión y conservación de documentos electrónicos. Se basa como aspectos más destacables en un modelo entidad-relación que reconoce la existencia de diversas entidades: documento, agente, actividad, regulación relación y en el uso de relaciones y eventos para dejar constancia del contexto. Constituye un modelo funcional para la aplicación de los metadatos como herramienta de gestión global dentro de una organización a través de una aproximación multi-entidad en la que las relaciones entre los documentos y el resto de elementos del sistema son tratadas como una entidad más. Así, los metadatos del documento y del expediente electrónico pueden definirse en el marco de un sistema de gestión documental completo desde una perspectiva multi-entidad en la que, además de los propios documentos, participan otro tipo de entidades caracterizadas por sus propios metadatos, como pueden ser agentes, regulaciones o actividades.
