El VII Congreso de Archivos de Castilla y León ha otorgado el premio al mejor proyecto archivístico a la Política de gestión de documentos electrónicos del Ministerio de y Hacienda y Administraciones Públicas . Asimismo, en el congreso la aplicación de archivo electrónico Archive, desarrollada por el Ministerio al servicio de todas las administraciones públicas, ha quedado finalista en la categoría de mejor actividad innovadora.
En la concesión del premio el jurado ha destacado que se trata de la primera política de gestión de documentos electrónicos de la Administración General del Estado y es un referente para otros organismos e instituciones. Todos los ministerios y organismos públicos están obligados a elaborar su política de gestión de documentos electrónicos. Básicamente, consiste en definir las directrices de cada organización para la creación y gestión de documentos electrónicos auténticos, fiables y disponibles a lo largo del tiempo, señalando los responsables de cada proceso.
En cada organización este planteamiento incluye las líneas básicas para diseñar su proceso de digitalización, la definición de requisitos técnicos y organizativos necesarios para ejecutar lotos los procesos de digitalización y gestión de documentos que se tienen que abordar: firma electrónica, registro electrónico, copiado auténtico, archivo definitivo, etc.
En el caso del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas, el documento ha sido elaborado por un grupo de trabajo altamente representativo, integrado por especialistas en archivo, informáticos y gestores, en representación de organismos y entidades públicas con gran experiencia en gestión documental, administración electrónica y archivo. Al grupo se incorporaron también el Ministerio de la Presidencia y la Subdirección General de Archivos Estatales del Ministerio de Educación, Cultura y Deporte.
A partir de la elaboración de la Política de gestión de documentos electrónicos surgió la idea de desarrollar una aplicación que diera respuesta a la necesidad de un archivo electrónico. Así se puso en marcha el proyecto Archive.