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Sistema de archivo electrónico para la digitalización de expedientes de personal

  • Indicadores:

    El sistema de gestión del archivo de personal se encuentra en explotación e integrado en el proceso diario de la gestión de los expedientes. Se incorporan al sistema los nuevos expedientes en formato digital y se digitalizan e incorporan al archivo electrónico los antiguos.

    Descripción Funcional

    El proyecto consistió en el diseño e implantación de un sistema de Archivo Electrónico corporativo y la implantación sobre el mismo de un sistema para la gestión de expedientes electrónicos del Registro de Personal. La estrategia de este proyecto fue el desarrollo de una serie de funcionalidades que permitieran, por un lado, desarrollar aquellas características comunes a todas las tipologías documentales, y por otro, poder conjugar estas con aquellas necesidades específicas con el objetivo de acoger cualquier tipo de unidad de información documental.

    El principal reto fue la construcción de ambos sistemas condicionados por la infraestructura de sistemas y servicios existentes y las tecnologías que la soportaban, ya que tecnológicamente era necesario integrar sistemas ‘legacy’ con sistemas tecnológicamente avanzados.

    Los principales módulos que forman parte de la arquitectura del sistema son los siguientes:

    • Archivo electrónico: la principal funcionalidad del sistema de gestión documental corporativo es el almacenamiento de los documentos electrónicos que se reciban o generen en el Gobierno de Cantabria. El núcleo de este módulo es el software Alfresco ECM Enterprise Edition.
    • Sistema de Captura: el sistema de captura proporciona los servicios de escaneo, captura, extracción de datos de los documentos en papel, tratamiento y envío al repositorio documental de los documentos digitalizados. El núcleo de este módulo es software Kofax Capture.
    • Sistema de Gestión del Archivo de Personal: este sistema es el intermediario entre la aplicación de Personal (Bahía) y el sistema de archivo digital. Los usuarios con competencias en materia de personal utilizan este sistema para gestionar los documentos electrónicos del archivo digital.

    La integración del sistema con el portal de la intranet del Gobierno de Cantabria se realizó mediante un Porlet, y la prestación de servicios documentales al resto de la infraestructura se ha realizado mediante el desarrollo de 15 servicios web que ofrecen la funcionalidad básica necesaria.

    Desde el punto de vista organizativo, también se desarrollaron e implementaron los estándares tecnológicos y organizativos para el desarrollo de cualquier sistema con necesidades documentales.

    Tres son las conclusiones más relevantes de este proyecto para ser tenidas en cuenta en el futuro:

    • La importancia de disponer de un sistema ágil para la captura de la documentación impresa.
    • La importancia de la preparación de la documentación para posibilitar el tratamiento automatizado durante el proceso de incorporación al archivo.
    • La necesidad de intentar minimizar el volumen de documentos que precisen tratamiento manual para su incorporación al archivo electrónico.

    Descripción Técnica

Responsable