DocelWeb admite dos modos de funcionamiento: Un primer modo automático, por el cual son las aplicaciones de Administración presupuestaria las que generan (y en su caso, anulan) solicitudes de firma en DocelWeb. Cada solicitud está integrada por un conjunto de documentos, que pueden estar clasificados en carpetas, de los cuales uno o varios se incluyen para la firma y el resto para conformar la decisión de firma por el receptor. Una vez analizada la solicitud por parte del receptor, este podrá firmarla y devolverla, o bien devolverla sin firmar. En todo caso, la devolución conllevará la correspondiente notificación desde DocelWeb hacia la aplicación que generó la solicitud. El segundo modo de funcionamiento, el modo manual, permite a los usuarios de DocelWeb crear sus propias solicitudes de firma, aportando documentos desde su PC. Una vez creadas, las solicitudes pueden seguir un flujo de firma libre, en el cual un usuario puede optar por firmar y/o reenviar la solicitud a otro usuario, etc. En ambos modos de funcionamiento, se destacan a continuación las siguientes opciones de personalización del buzón disponibles para todos los usuarios:
Notificación por correo de los cambios que se produzcan en las solicitudes de su buzón.
Agrupación de todas las notificaciones y envío de un correo diario con el resumen de actividad.
Notificación por correo de las copias imprimibles correspondientes a todos los documentos que se firmen.
Notificación por correo de las copias imprimibles de los documentos que llegan al buzón de entrada del usuario.
Establecimiento de un revisor único para todas las solicitudes que se reciban, o bien de un revisor a nivel de cada aplicación. El revisor podrá ser preceptivo o facultativo.
Definición de información adicional a incluir por defecto en las firmas electrónicas que se generen (indicación del caracter de copia, rol de firmante, etc.).
Definición de observaciones a incluir por defecto en las solicitudes.
Establecimiento de un periodo de ausencia con posibilidad de especificar un sustituto.
Visualización de documentos en paralelo (visor doble).
La copia imprimible es un documento PDF/A que puede descargarse para cada documento firmado en DocelWeb. Su contenido es el correspondiente al documento original (transformado en su caso a PDF), pero además incluye unas marcas de agua con información acerca de las firmas que incorpore en su caso su versión firmada, un código localizador y una URL de verificación."
La integración de DocelWeb con otras aplicaciones de Administración presupuestaria se realiza a través de una fachada interna de servicios web, y se basa en el uso compartido de la plataforma corporativa de firma electrónica (SGIFE). Esto implica, entre otros, que no se intercambian los documentos en sí, sino únicamente identificadores correspondientes a los documentos almacenados previamente en dicha plataforma. En el caso de aplicaciones externas a la Administración presupuestaria, esta integración se realiza a través de la Interfaz Genérica Portafirmas (ver Área Descargas), con autenticación de mensajes SOAP mediante WS-Security e intercambio de documentos codificados en base64. En relación a la firma electrónica, DocelWeb implementa la firma trifásica síncrona y en diferido combinando el uso de un applet con los servicios ofrecidos por SGIFE, empleando el estándar ETSI 101 903 (XAdES). La versión concreta del estándar empleada viene especificada en el modo automático por las aplicaciones, y en el modo manual por el propio usuario.
